E-Mail Autopilot
Eine neue Regel erstellen
In unserem Beispiel filtern wir die eingehenden E-Mails eines Accounts nach einem Betreff und definieren Aktionen, wie mit der Absenderadresse in cobra CRM verfahren werden soll.
- Wechseln Sie in den Reiter »Alle Regeln«.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche »Neue Regel«.
Verbindung
In diesem Schritt geben Sie die Verbindungsdetails der neuen Regel an: das relevante Quell-Postfach, das Zielsystem und den zu beobachtenden Ordner des Postfaches.
- Vergeben Sie eine Bezeichnung der neuen Regel.
- Wählen Sie das relevante Postfach und Zielsystem aus.
- Entscheiden Sie, welcher Ordner des Quell-Postfaches überwacht werden soll.
- Klicken Sie abschließend auf »Weiter«.
Filter
Hier geben Sie Filter-Kriterien an, so dass die relevanten E-Mails gefiltert und weiterverarbeitet werden können. Je genauer Ihre Filter gesetzt sind, desto enger engmaschiger können die eingehenden E-Mails aussortiert werden.
- Erstellen Sie einen neuen Filter, indem Sie einen Typ, eine Bedinung und einen Wert auswählen bzw. eingeben.
- Übernehmen Sie Ihre Eingabe durch einen Klick auf das »+«-Symbol.
Filterbaukasten
| Typ | Bedingung | Wert |
|---|---|---|
| An | Ist gleich | Beliebig |
| Von | Enthält (nicht) | Beliebig |
| CC | Startet (nicht) mit | Beliebig |
| Betreff | Endet (nicht) mit | Beliebig |
Sie können mehrere Filter-Kriterien mit den Operatoren »UND« oder »ODER« verknüpfen.
In unserem Beispiel werden alle eingehenden E-Mails gefiltert, die an die E-Mail-Adresse »Bernd.Schlegel@cobra.de« gesendet werden »UND« das Wort »Feature« im Betreff haben.
- Klicken Sie abschließend auf »Weiter«.
Aktionen
In diesem Schritt entscheiden Sie, was im Fall des Eingehens einer relevanten E-Mail geschehen soll. Zunächst geben Sie an für wen die Regel gelten soll: Absender, Empfänger oder Kopie-Empfänger (CC). Hiernach können Sie Bedinungen aufstellen, was passieren soll, falls sich die betroffene Person in Ihrem cobra CRM befindet oder (noch) nicht befindet.
- Wählen Sie die relevante Person für die auszuführende Aktion aus.
- Entscheiden Sie, ob nicht gefundene Personen in cobra CRM neu angelegt werden sollen.
Die Option »Alle E-Mail Adressen müssen im CRM gefunden werden« bietet Ihnen die Möglichkeit E-Mails von Personengruppen auszusortieren, die nicht oder nicht vollständig in Ihrem cobra CRM erfasst sind.
Hiernach müssen die Bedinungen für den Fall festgelegt werden, was geschehen soll, wenn die Person in Ihrem cobra CRM vorhanden oder nicht vorhanden ist.
Sofern Sie zuvor die Option »Nicht gefundene Personen in CRM anlegen« gewählt haben, entfällt die Bedingung für den letzteren Fall.
- Entscheiden Sie, ob die E-Mail als Kontakt angelegt werden soll.
- Aktivieren Sie optional die KI Zusammenfassung für E-Mails.
- Legen Sie fest, ob die E-Mail in einen bestimmten Ordner verschoben oder einer Kategorie zugeordnet werden soll.
Lassen Sie sich die E-Mail als Kontakt anlegen, dann können Sie sich wahlweise eine »KI Zusammenfassung für E-Mails aktivieren«. Im Falle längerer Texte in E-Mails erstellt die KI Ihnen einen zeitsparenden Abriss des Inhaltes.
Entscheiden Sie was mit der entsprechenden E-Mail geschehen soll, wenn die Person nicht in cobra CRM erfasst ist.
- Geben Sie an, ob die E-Mail in einen bestimmten Ordner verschoben oder einer Kategorie zugeordnet werden soll.
- Speichern Sie Ihre Eingabe.
Sie haben erfolgreich eine neue Regel erstellt.
Beachten Sie
Erstellte Regeln sind standardmäßig deaktiviert. Aktivieren/Deaktivieren Sie die Regeln manuell im Reiter »Alle Regeln«.
Regel aktivieren
- Wechseln Sie in den Reiter »Alle Regeln«.
Sie sehen eine Übersicht aller bisher erstellten Regeln.
- Wählen Sie die relevante Regel aus und klicken Sie auf auf die Schaltfläche im Reiter »Status«, um die Regel zu aktivieren.
Wenn Sie mehrere Regeln aktivieren oder deaktivieren möchten, wählen Sie die entsprechenden Regeln aus und verwenden Sie die angezeigte Befehlsleiste.
