Die Integration von Microsoft Teams - cobra CRM Dokumentation

Sie können in cobra einen Datensatz intern als Nachricht über Microsoft Teams versenden. Nutzen Sie die MS Teams Integration über das Menüband (»Start: Teams« oder »Tabelle: Teams mit Datensatz«) oder das Kontextmenü (Rechtsklick auf Datensatz).

Teams Integration Datensatz als Nachricht versenden Kontextmenü Menüband

Außerdem können Sie eine Teams-Nachricht aus einer Kampagne heraus als Vorgang einer Reaktion versenden.

Teams Integration Datensatz als Nachricht versenden Kampagne Vorgang Reaktion

Beachten Sie

Die MS Teams Integration ist nicht Bestandteil von cobra ADRESS PLUS.
Datensätze lassen sich nur an Personen aus Ihrem »Azure Active Directory« (AAD) versenden – im Weiteren »Active Directory« (AD) genannt.
Sie benötigen ein Microsoftkonto, das mit einer Organisation verbunden ist.
Ihr Systemadministrator muss ggf. den Zugriff auf MS Teams und für den Betrieb des Programms relevante Komponenten in Ihrem Netzwerk erlauben.

Die Aktivierung der MS Teams Integration

Die Aktivierung der MS Teams Integration erfolgt über die systemweiten Einstellungen. Stellen Sie sicher, dass Sie über die entsprechenden Berechtigungen (»Microsoft Teams-Verwalter«) in cobra verfügen.

Erteilen Sie den Befehl »Datei: Systemweite Einstellungen: Microsoft Teams-Einstellungen«.

Teams Integration aktivieren Systemweite Einstellungen Teams-Einstellungen

Setzen Sie den Haken bei »Microsoft Teams Integration aktivieren«.
Klicken Sie auf »OK«.

Teams Integration aktivieren konfigurieren

Sie haben die Microsoft Teams Integration systemweit in cobra aktiviert.

Starten Sie cobra neu, um die Integration zu nutzen.

Beachten Sie

Aktivieren Sie die MS Teams Integration, wird automatisch die zugehörige Kontaktart »Teams« mit dem Kürzel »TS« angelegt. Sollte dieses Kürzel bereits vergeben sein, dann kann die Teams Integration nicht aktiviert werden. Vergeben Sie der betroffenen Kontaktart ein anderes Kürzel. Eine Anleitung für diesen Schritt stellen wir Ihnen in unserer Wissensdatenbank bereit.

Teams Integration Kuerzel TS Auswahllisten

Die Verwaltung personenbezogener Daten

Sie können die Weitergabe personenbezogener Daten über die MS Teams Integration wie gewohnt protokollieren und überwachen.

Erteilen Sie den Befehl »Datei: Datenbank: Personenbezogene Daten«.
Wechseln Sie in den Reiter »Ausgabe, Export und Weitergabe«.
Vergeben Sie die gewünschten Optionen für die Weitergabe.
Speichern Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf »OK« bzw. »Übernehmen«.

Teams Integration personenbezogene Daten

Die Einstellung des Anzeigeformates

Sie können wie gewohnt das Anzeigeformat für MS Teams einstellen.

Erteilen Sie den Befehl »Datei: Datenbank: Datenbankstruktur: Verwalten: Anzei-geformat«.
Wählen Sie im Anzeigebereich »Microsoft Teams«.
Vergeben Sie das gewünschte Format für die relevanten Felder.
Speichern Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf »OK«.

Teams Integration Nachricht Anzeigeformat

Das Hinterlegen eines Benutzerkontos für die MS Teams Integration

Sie können auf zwei Weisen Ihr Benutzerkonto für MS Teams hinterlegen:

Rufen Sie das erste Mal die MS Teams Integration über das Menüband oder Kontextmenü auf, erfolgt der Dialog für die Anmeldung in MS Teams. Nach der erfolgreichen Anmeldung wird ein Token erstellt und unter »Datei: Benutzerspezifische Einstellungen: Weitere« hinterlegt.
Erteilen Sie den Befehl »Datei: Benutzerspezifische Einstellungen«.

Wechseln Sie in den Reiter »Weitere«.

Teams Integration Token Benutzerspezifische Einstellungen

Wählen Sie den relevanten Benutzereintrag aus dem »Active Directory« aus.
Klicken Sie auf »Token erstellen«.

Sie müssen sich erstmalig in MS Teams anmelden. Halten Sie hierfür Ihr Microsoft Benutzerkonto bereit. Nach erfolgreicher Anmeldung erhalten Sie einen Token und können dann die MS Teams Integration zum Versenden von Datensätzen nutzen.

Die erste Anmeldung in MS Teams

Nutzen Sie zum ersten Mal die MS Teams Integration in cobra, müssen Sie sich mit Ihren Microsoftkontodaten anmelden.

Tragen Sie die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer Ihres MS Kontos ein und klicken Sie auf »Weiter«.
Geben Sie Ihr Kennwort ein und klicken Sie auf »Anmelden«.

Beachten Sie

Möglicherweise ist eine vorherige Freigabe Ihres Nutzerkontos durch Ihren Azure AD-Administrator erforderlich, um Ihr Konto hinterlegen zu können.

Azure AD-Administratorzustimmung

Damit ein Benutzerkonto mit der MS Teams Integration verknüpft werden kann, ist aus Gründen der Systemsicherheit die Zustimmung des AD-Administrators nötig. Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, jedes Konto einzeln oder alle Konten unternehmensweit freizugeben. Aktivieren Sie hierzu die Checkbox.

Teams Azure AD-Administratorenzustimmung

Einen Datensatz per Teams verschicken

Wählen Sie eine oder mehrere Personen aus Ihrem »Active Directory« aus, die den relevanten Datensatz erhalten sollen.
Verfassen Sie Betreff und Nachricht.
Aktivieren Sie die Checkbox »Kontakt erfassen«, wenn Sie die Nachricht als Kontakt zur Adresse anlegen wollen.
Verschicken Sie die Nachricht, indem Sie auf »Absenden« klicken.

Der Betreff der versendeten Nachricht beginnt immer mit »cobra CRM -«.

Aktivieren Sie die Checkbox »Kontakt erfassen«, wird die Nachricht in den Kontakten zur Adresse erfasst.

Die MS Teams Integration für Kampagnen

Sie können aus einem Kampagnenvorgang heraus eine Nachricht via MS Teams senden. Hierfür müssen Sie ein Benutzerkonto aus ihrem »Active Directory« hinterlegen, der als Standardkonto für den Nachrichtenversand gesetzt wird. Aus technischen Gründen kann hier nur ein Benutzerkonto angegeben werden.

Beachten Sie

Das relevante Konto des »Active Directory« muss eine Standardidentifikation nutzen – E-Mail-Adresse und Passwort.
Wir empfehlen Ihnen, ein separates Konto im betreffenden Active Directory anzulegen, das als cobra CRM-Admin oder Kampagnenverwalter dient, um diese Funktion zu nutzen.

Erteilen Sie den Befehl »Datei: Systemweite Einstellungen: Microsoft Teams-Einstellungen«.
Setzen Sie den Haken bei »Kampagnen Account einrichten«.
Tragen Sie das relevante E-Mail-Konto und Passwort ein.

Teams Integration Kampagnen Account einrichten

Sie können Ihre Eintragung überprüfen, klicken Sie hierzu auf »Testen…«.

Übernehmen Sie Ihre Einstellung, klicken Sie auf »OK«.

Eine Teams-Nachricht aus einer Kampagne heraus versenden

Sie können eine Teams-Nachricht aus einer Kampagne heraus als Vorgang einer Reaktion versenden.

Erteilen Sie den Befehl »Datei: Kampagnen einrichten«.
Erstellen Sie eine neue Kampagne oder bearbeiten Sie eine bestehende Kampagne.
Rufen Sie den Kampagnen-Editor auf.
Öffnen Sie an relevanter Stelle die Aktivitäts-Details und klicken Sie unter Reaktions-Details auf »Vorgänge der Reaktion…«.
Klicken Sie auf »Neu«.
Wählen Sie hier »Nachricht in Microsoft Teams versenden« und vergeben Sie einen relevante Beschreibung für den Vorgang.

Teams Integration Kampagnen Nachricht Vorgang Reaktion

Klicken Sie auf »OK«.

Im folgenden Dialog »MS Teams Nachricht versenden« ist das zuvor eingerichtete Benutzerkonto als Standardabsender hinterlegt.

Wählen Sie einen oder mehrere Empfänger der Nachricht aus Ihrem Active Directory und verfassen Sie Ihre Nachricht.

Teams Integration Kampagnen Nachricht Versandoptionen

Unter der Option »Versandoptionen« haben Sie die Möglichkeit:


Adressinformationen mitschicken	Bei aktivierter Checkbox, hängen Sie den relevanten Datensatz an Ihre Nachricht an.
Kontakt bei der Adresse anlegen	Versenden Sie die Nachricht, wird zugleich ein Kontakt zur Adresse erstellt.
Benachrichtigung per E-Mail […]	Sollte das Versenden der Nachricht fehlschlagen, kann der Empfänger darüber via E-Mail informiert werden. Als Absender stehen Ihnen die E-Mail-Adressen zur Verfügung, die Sie in den SMPT-Einstellungen eingerichtet haben. Hinterlegen Sie hier die relevante E-Mail-Adresse des Empfängers.

Klicken Sie auf »OK«, um Ihre Einstellungen zu übernehmen.