Im Folgenden werden die Einstellungen für die cobra Dokumentenablage vorgestellt. Andere mit cobra kompatible Dokumenten-Management-Systeme verarbeiten die hier getroffenen Einstellungen eventuell anders als hier beschrieben.
Erteilen Sie den Befehl »Datei: Datenbank: Dokumentenverwaltung«.
Haben Sie Daten aus einer älteren Version übernommen, startet direkt beim Aufruf der Dokumentenverwaltung ein Assistent, mit dem Sie die alten Dokumente in die aktuelle Version der Dokumentenverwaltung integrieren. Siehe Dateiübernahme-Assistent.
Jeder Datentabelle in cobra lassen sich beliebig viele Dokumentenfelder zuordnen. Die Dokumentenverwaltung regelt, ob, wie und wo diese Dokumente auf Ihrem System abgelegt werden. Aus cobra heraus erzeugte Dokumente wie beispielsweise Serienbriefe werden auf Wunsch mit Kontakten verknüpft.
Dokumentenverwaltungs-System
Im Lieferzustand ist keine Dokumentenverwaltung aktiv. Durch Ihre Auswahl in dieser Liste schalten sie die entsprechende Dokumentenverwaltung ein bzw. aus. Ihnen wird hier die cobra-eigene Dokumentenverwaltung angeboten. Haben Sie ein anderes, mit cobra kompatibles System zum Dokumentenmanagement installiert, müssen Sie es ebenfalls hier auswählen, um es für cobra zu aktivieren. dazu ist in der Regel die kostenpflichtige Schnittstelle zu erwerben.
Ablageort externer Dokumente
Sie können Dokumentenfeldern in Kontakten oder in anderen Datentabellen ein Dokument zuweisen, das nicht in den Pfad der Dokumentenverwaltung aufgenommen, sondern am Ursprungsort belassen wird. Diese Einstellung funktioniert nicht nur mit der cobra Dokumentenverwaltung, sondern auch mit jedem anderen kompatiblen Dokumentenverwaltungspro-gramm. Sie können damit externe Dokumente in die Dokumentenverwaltung übernehmen oder aber am derzeitigen Ort belassen. Übernehmen Sie sie in die Dokumentenverwaltung, wird eine Kopie im Dokumentenverwaltungssystem abgelegt.
Verhalten beim Löschen
Löschen Sie einen Kontakt, können Sie das Dokument ohne weitere Warnung mitlöschen lassen oder es grundsätzlich stehen lassen. Sie können aber auch eine Abfrage einblenden lassen.
Ordner dürfen … abgelegt werden
Einen Kontakt können Sie im Dokumentenfeld statt mit einer einzelnen Datei auch mit einem Ordner verbinden. Sie werden dabei wie gewohnt gefragt, ob der Ordner ins DMS-System aufgenommen oder am Ursprungsort belassen werden soll. Arbeiten Sie mit einer anderen als der cobra-Dokumentenverwaltung, kann es sein, dass diese Funktion nicht unterstützt wird.
Allgemeine Optionen
Wählen Sie hier aus, welche Art von mit cobra erstellten Dokumenten von der Dokumentenverwaltung erfasst werden sollen. Sie bestimmen für jede Dokumentenart, ob sie immer, nie oder nur auf Rückfrage von der Dokumentenverwaltung erfasst werden soll.
Geben Sie hier für die verschiedenen Dokumentarten an, ob und wenn ja wie sie in die Dokumentenverwaltung übernommen werden sollen. Werden Dokumente in die Dokumentenverwaltung übernommen, werden sie im entsprechenden Pfad ab- und ggf. als Kontakt angelegt. Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten:
Immer
es wird automatisch ein Kontakt angelegt, der später aus der Kontaktübersicht heraus bearbeitet werden kann.
Nie
es wird kein Kontakt zu dieser Dokumentart angelegt.
Jeweils nachfragen
es wird jeweils gefragt, ob überhaupt ein Kontakt zu den jeweiligen Dokumenten angelegt werden soll.
Kontaktdialog anzeigen
Lassen Sie durch die Dokumentenverwaltung Kontakte und Dokumente speichern, erscheint durch diese Option das Kontaktfenster, ehe der Kontakt angelegt wird. Der Benutzer kann so einen kompletten Kontakt (auch für andere) anlegen, den Kontakt mit dem Dokument einem Projekt zuweisen usw. Ist diese Option nicht angeklickt, wird automatisch ein Kontakt mit einem Standard-Bemerkungstext angelegt. Bei Bedarf können Sie diesen Kontakt bearbeiten.
Einzelbrief-Optionen
Bearbeiten Sie gleichzeitig mehrere Einzelbriefe in MS Word, sehen Sie in Windows mehrere Word-Shortcuts. Standardmäßig erscheinen beim Berühren des Word-Shortcuts mit der Maus Datum und Uhrzeit.
Damit Sie leichter erkennen, welchen Word-Shortcut Sie anklicken müssen, um an einem bestimmten Brief weiterzuarbeiten, können Sie jetzt selbst bestimmen, welche Informationen Ihnen die Word-Shortcuts anzeigen, wenn Sie mit der Maus darüberfahren. Dazu werden temporäre Dateinamen verwendet.
Erteilen Sie den Befehl »Datei: Datenbank: Dokumentenverwaltung«.
Klicken Sie die Schaltfläche »Optionen« an. Wechseln Sie ins Register »Einzelbrief-Dokumente«.
Sie können hier eine eigene Anzeige festlegen. Dabei setzen Sie den Inhalt von Feldnamen in spitze Klammern.
Der Word-Shortcut liefert dann folgende Informationen, wenn Sie ihn mit der Maus berühren:
Serienbrief-Optionen
Beim Versand von Serienbriefen mit dem Serienbrief-Assistenten haben Benutzer folgende Optionen beim Versand von Serienbriefen über den Befehl »Ausgabe: Serienbrief«. Voraussetzung ist, dass für Serienbriefe überhaupt Kontakte angelegt werden, was in der Registerkarte »Allgemein« festgelegt wird.
Serienbrief-Word-Dokument und den vollständigen Export […]
Dies ist die von uns empfohlene Option, da sie am wenigstens Speicherplatz beansprucht und Ihnen später die meisten Informationen bietet. In diesem Fall wird bei jedem Kontakt dasselbe Dokument erzeugt, welches den kompletten Serienbrief enthält. Beim Öffnen des Dokuments wird der Serienbrief zur aktuellen Adresse wiederhergestellt.
Serienbrief-Word-Dokument und die jeweiligen Exportdaten […]
Diese Option beansprucht mehr Speicherplatz und bietet später etwas weniger Informationen. In diesem Fall wird pro Kontakt ein eindeutiges Dokument erzeugt, welches genau den personalisierten Brief beinhaltet.
Serienbrief-Word-Dokument dem Kontakt als Dokument hinzufügen
In diesem Fall wird das Hauptdokument mit den Kontakten verknüpft. Wird es in Word aufgerufen, erscheint zuerst eine Fehlermeldung, dass die zugehörige Datenquelle nicht gefunden werden konnte. Dann kann das Dokument eingesehen werden. Hier fehlen allerdings alle personalisierten Informationen.
Wie Dokumente nach Schlagwörtern abgelegt werden und welche Ablagepfade sich bewähren, beschreibt Schlagwörter und Ablagepfade.
