Dokumentenverwaltung einstellen - cobra CRM Dokumentation

Im Folgenden werden die Einstellungen für die cobra Dokumentenablage vorgestellt. Andere mit cobra kompatible Dokumenten-Management-Systeme verarbeiten die hier getroffenen Einstellungen eventuell anders als hier beschrieben.

Erteilen Sie den Befehl »Datei: Datenbank: Dokumentenverwaltung«.

Haben Sie Daten aus einer älteren Version übernommen, startet direkt beim Aufruf der Dokumentenverwaltung ein Assistent, mit dem Sie die alten Dokumente in die aktuelle Version der Dokumentenverwaltung integrieren. Siehe Dateiübernahme-Assistent.

Jeder Datentabelle in cobra lassen sich beliebig viele Dokumentenfelder zuordnen. Die Dokumentenverwaltung regelt, ob, wie und wo diese Dokumente auf Ihrem System abgelegt werden. Aus cobra heraus erzeugte Dokumente wie beispielsweise Serienbriefe werden auf Wunsch mit Kontakten verknüpft.


Dokumentenverwaltungs-System	Im Lieferzustand ist keine Dokumentenverwaltung aktiv. Durch Ihre Auswahl in dieser Liste schalten sie die entsprechende Dokumentenverwaltung ein bzw. aus. Ihnen wird hier die cobra-eigene Dokumentenverwaltung angeboten. Haben Sie ein anderes, mit cobra kompatibles System zum Dokumentenmanagement installiert, müssen Sie es ebenfalls hier auswählen, um es für cobra zu aktivieren. dazu ist in der Regel die kostenpflichtige Schnittstelle zu erwerben.
Ablageort externer Dokumente	Sie können Dokumentenfeldern in Kontakten oder in anderen Datentabellen ein Dokument zuweisen, das nicht in den Pfad der Dokumentenverwaltung aufgenommen, sondern am Ursprungsort belassen wird. Diese Einstellung funktioniert nicht nur mit der cobra Dokumentenverwaltung, sondern auch mit jedem anderen kompatiblen Dokumentenverwaltungspro-gramm. Sie können damit externe Dokumente in die Dokumentenverwaltung übernehmen oder aber am derzeitigen Ort belassen. Übernehmen Sie sie in die Dokumentenverwaltung, wird eine Kopie im Dokumentenverwaltungssystem abgelegt.
Verhalten beim Löschen	Löschen Sie einen Kontakt, können Sie das Dokument ohne weitere Warnung mitlöschen lassen oder es grundsätzlich stehen lassen. Sie können aber auch eine Abfrage einblenden lassen.
Ordner dürfen … abgelegt werden	Einen Kontakt können Sie im Dokumentenfeld statt mit einer einzelnen Datei auch mit einem Ordner verbinden. Sie werden dabei wie gewohnt gefragt, ob der Ordner ins DMS-System aufgenommen oder am Ursprungsort belassen werden soll. Arbeiten Sie mit einer anderen als der cobra-Dokumentenverwaltung, kann es sein, dass diese Funktion nicht unterstützt wird.

Allgemeine Optionen

Wählen Sie hier aus, welche Art von mit cobra erstellten Dokumenten von der Dokumentenverwaltung erfasst werden sollen. Sie bestimmen für jede Dokumentenart, ob sie immer, nie oder nur auf Rückfrage von der Dokumentenverwaltung erfasst werden soll.

Geben Sie hier für die verschiedenen Dokumentarten an, ob und wenn ja wie sie in die Dokumentenverwaltung übernommen werden sollen. Werden Dokumente in die Dokumentenverwaltung übernommen, werden sie im entsprechenden Pfad ab- und ggf. als Kontakt angelegt. Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten:


Immer	es wird automatisch ein Kontakt angelegt, der später aus der Kontaktübersicht heraus bearbeitet werden kann.
Nie	es wird kein Kontakt zu dieser Dokumentart angelegt.
Jeweils nachfragen	es wird jeweils gefragt, ob überhaupt ein Kontakt zu den jeweiligen Dokumenten angelegt werden soll.
Kontaktdialog anzeigen	Lassen Sie durch die Dokumentenverwaltung Kontakte und Dokumente speichern, erscheint durch diese Option das Kontaktfenster, ehe der Kontakt angelegt wird. Der Benutzer kann so einen kompletten Kontakt (auch für andere) anlegen, den Kontakt mit dem Dokument einem Projekt zuweisen usw. Ist diese Option nicht angeklickt, wird automatisch ein Kontakt mit einem Standard-Bemerkungstext angelegt. Bei Bedarf können Sie diesen Kontakt bearbeiten.

Einzelbrief-Optionen

Bearbeiten Sie gleichzeitig mehrere Einzelbriefe in MS Word, sehen Sie in Windows mehrere Word-Shortcuts. Standardmäßig erscheinen beim Berühren des Word-Shortcuts mit der Maus Datum und Uhrzeit.

Damit Sie leichter erkennen, welchen Word-Shortcut Sie anklicken müssen, um an einem bestimmten Brief weiterzuarbeiten, können Sie jetzt selbst bestimmen, welche Informationen Ihnen die Word-Shortcuts anzeigen, wenn Sie mit der Maus darüberfahren. Dazu werden temporäre Dateinamen verwendet.

Erteilen Sie den Befehl »Datei: Datenbank: Dokumentenverwaltung«.
Klicken Sie die Schaltfläche »Optionen« an. Wechseln Sie ins Register »Einzelbrief-Dokumente«.
Sie können hier eine eigene Anzeige festlegen. Dabei setzen Sie den Inhalt von Feldnamen in spitze Klammern.

Der Word-Shortcut liefert dann folgende Informationen, wenn Sie ihn mit der Maus berühren:

Serienbrief-Optionen

Beim Versand von Serienbriefen mit dem Serienbrief-Assistenten haben Benutzer folgende Optionen beim Versand von Serienbriefen über den Befehl »Ausgabe: Serienbrief«. Voraussetzung ist, dass für Serienbriefe überhaupt Kontakte angelegt werden, was in der Registerkarte »Allgemein« festgelegt wird.


Serienbrief-Word-Dokument und den vollständigen Export […]	Dies ist die von uns empfohlene Option, da sie am wenigstens Speicherplatz beansprucht und Ihnen später die meisten Informationen bietet. In diesem Fall wird bei jedem Kontakt dasselbe Dokument erzeugt, welches den kompletten Serienbrief enthält. Beim Öffnen des Dokuments wird der Serienbrief zur aktuellen Adresse wiederhergestellt.
Serienbrief-Word-Dokument und die jeweiligen Exportdaten […]	Diese Option beansprucht mehr Speicherplatz und bietet später etwas weniger Informationen. In diesem Fall wird pro Kontakt ein eindeutiges Dokument erzeugt, welches genau den personalisierten Brief beinhaltet.
Serienbrief-Word-Dokument dem Kontakt als Dokument hinzufügen	In diesem Fall wird das Hauptdokument mit den Kontakten verknüpft. Wird es in Word aufgerufen, erscheint zuerst eine Fehlermeldung, dass die zugehörige Datenquelle nicht gefunden werden konnte. Dann kann das Dokument eingesehen werden. Hier fehlen allerdings alle personalisierten Informationen.

Schlagwörter

Vor dem Einrichten Ihrer Dokumentenverwaltung ist es von zentraler Bedeutung, die Vergabe der Schlagwörter sinnvoll zu planen, damit Sie später schnell auf Ihre Dokumente zugreifen können!

Sie können Dokumente fast beliebig mit Schlagwörtern versehen. Arbeiten Sie mit der cobra Dokumentenablage, bilden diese Schlagwörter einen Teil des Verzeichnispfades, unter dem Dokumente gespeichert werden.

Sie finden hier im linken Bereich sämtliche Dokumentenfelder, die in der Datenbank vorhanden sind. Diese Dokumentenfelder konfigurieren Sie im rechten Bereich unabhängig voneinander. Diese Konfiguration wird also für jede Datenbank und jedes Dokumentenfeld gesondert vorgenommen. Dadurch können die Dokumente, die mit einem bestimmten Dokumentenfeld verbunden sind, jeweils in einem eigenen Pfad abgelegt werden. So lassen sich etwa im abgebildeten Beispiel Geräte-Anleitungen in einer anderen Verzeichnisstruktur hinterlegen als Dokumente, die mit einem Kontakt verbunden sind.

Klicken Sie links das zu konfigurierende Dokumentenfeld an.

Als Schlagwörter stehen Ihnen

die Felder der Tabellen der Datenbank,
die in der Systemsteuerung hinterlegten Benutzerattribute,
feste Texte und Auswahl- bzw. Eingabefelder
sowie sonstige Elemente (etwa Benutzername, Name der Datenbank, Datum etc.) zu Gebote.

In welcher Reihenfolge diese Elemente den Pfad der Dokumentenverwaltung bilden sollen, legen Sie in den Einstellungen fest.

Sie markieren hier in der Spalte »Aktiv« sämtliche Feldinhalte, die Stichwörter werden sollen.
Über die Schaltfläche »Vorschlag« öffnen Sie von cobra vorkonfigurierte Schlagwörter.

Sie können die obere Suchzeile zum gezielten Auffinden von Daten benutzen.

Außerdem stehen Ihnen in den Spaltenköpfen die vertrauten Filtermöglichkeiten zur Verfügung.

Einstellungen


Stammverzeichnis	Sie legen ein Verzeichnis fest, in welchem die Dokumente durch die Dokumentenverwaltung automatisch abgelegt werden sollen. Dem in diesem Feld angegebenen Dateinamen werden dann als Suffix oder Unterverzeichnisse die unter »Dateiname« ausgewählten Felder hinzugefügt. Ein Verweis auf diesen Pfad wird dann jeweils in dem Kontakt hinterlegt, über den Benutzer das Dokument später wieder öffnen können. Alle Benutzer müssen Vollzugriff auf diesen Ordner haben, also schreiben, lesen, löschen und neue Ordner anlegen dürfen.
Datenbankfeld	Wählen Sie hier aus, welches Dokumentenfeld Sie konfigurieren wollen.
Vorrat	Hier werden Ihnen die von Ihnen ausgewählten Schlagwörter angeboten. Mit den Pfeilen »>«, »<« übernehmen Sie Schlagwörter in den Dokumentenpfad bzw. entfernen diese wieder daraus.
Statischer Text	Dies ist fixer Text, unabhängig von irgendwelchen Feldinhalten. Klicken Sie in dieses Feld und tragen Sie den Text ein.
Schlagwort	Hier sehen Sie das Datenbankfeld, Benutzerattribute usw.. Wollen Sie es aus dem Ablagepfad entfernen, markieren Sie es und klicken »<« an.
Länge	Als »Länge« tragen Sie ein, wie lang der jeweilige Eintrag sein soll. Hat das Feld mehr Zeichen, wird der Eintrag abgeschnitten.
Trennzeichen	Dieses Zeichen wird hinter das jeweils ausgewählte Feld gestellt. Mit dem Trennzeichen „\“ legen Sie jeweils ein neues Unterverzeichnis an.
Reihenfolge	Um die Reihenfolge der Schlagworte innerhalb des Ablagepfades zu verändern, markieren Sie ein Schlagwort und verschieben es mit den Pfeilen am rechten Rand nach oben bzw. unten.
Dateinamen der Dokumente beibehalten	Mit dieser Option erreichen Sie, dass ein Dokument, das ein Benutzer in die Dokumentenverwaltung aufnimmt, unter seinem ursprünglichen Dateinamen gespeichert wird. Wählen Sie diese Option nicht aus, wird automatisch ein Dateiname gebildet.
Ablagepfad	Hier sehen Sie, wie der gesamte Pfad der Dokumentenverwaltung mit den aktuellen Einstellungen aussehen wird.
Mit Testdaten	Zeigt an, wie sich der Pfad mit den Trennzeichen zusammensetzen wird.

Erweiterte Einstellungen

Markieren Sie ein Schlagwort. Klicken Sie die Schaltfläche »Erweiterte Einstellungen« an.

Dieser Dialog gliedert sich in zwei Bereiche.

Im oberen Bereich erfassen Sie weitere Einzelheiten für das Schlagwort. Sie können hier eine Mindestzeichenzahl festlegen, die dieses Schlagwort auf jeden Fall haben muss. Für Einträge, die kürzer als die angegebene Mindestzahl sind, geben Sie hier ein Füllzeichen plus dessen Position an. Diese Einstellungen ist bei numerischen Einträgen sinnvoll, bspw. bei Kundennummern.
Im unteren Bereich legen Sie einen Filter fest. Tun Sie dies, werden diese zusätzlichen Schlagwort-Einstellungen nur verwendet, wenn das Filterkriterium erfüllt ist.

Dokumentensuche

Sie können mit dem Ansichteneditor in Ansichten ein Element zur Dokumentensuche einblenden. Darüber können Anwender nach bestimmten Dokumenten fahnden. Die Suchkriterien bestimmen Sie in der Registerkarte »Suche«.


Hinzufügen	Sie legen Ihre Suchvorgänge unter einem eigenen Namen ab. Dazu klicken Sie zuerst auf »Hinzufügen«. Es wird eine neue Suche angelegt.
Name	Tragen Sie ein, unter welcher Bezeichnung diese Suche den Benutzern angeboten werden soll.
Felder	Bestimmen Sie, welche Dokumentenfelder der Datenbank mit dieser Suchfunktion durchforscht werden sollen.
Erweiterung	Wählen Sie hier aus, welche Dokumentarten gesucht werden sollen. Sie können die Suche so etwa auf E-Mails beschränken.
Eigene	Hier können Sie weitere Dateitypen hinterlegen, auf die Ihre Suche eingegrenzt wird. Die Syntax für das Eintragen von Suffixen lautet ».xxx«, also beispielsweise ».rtf«. Mehrere Einträge trennen Sie durch Semikolon, also etwa: ».doc;.docx«.

Beispiele für Ablagepfade

Der Dateiname wird aus allen Feldern der Adressen und folgenden Feldern zusammengestellt: Aktuelles Datum (YYYY-MM-TT), Gruppe, Benutzer und Projekt.
Mehrfachnennungen der Felder sind möglich.
Die Länge bestimmt die maximale Auswahl Zeichen für diesen Ordner oder Teil des Dateinamens. Ist ein angegebenes Feld leer, wird der Feldname in Klammern in der definierten Länge dargestellt, Beispiel: (Firma).
Die voreingestellten Trennzeichen sind: »_, -, , " " (Leerzeichen), _Autor=, NULL«. Eigene Zeichenkombinationen sind möglich. Der Backslash erzeugt einen Ordner.
Dateien am gleichen Tag an die gleiche Person in der gleichen Firma werden automatisch nummeriert, z.B. »..._Autor=Petra.doc«, »_Autor=Petra_0001.doc«, »..._Autor=Petra_0002.doc«.
Die Erweiterung des Dateinamens ergibt sich aus der verwendeten Anwendung, z.B. .doc oder .xls.
Serienbriefe werden im entsprechenden Ordner mit dem Aktuellen Datum und Benutzer gespeichert.

Vorschlag (Standardvorbelegung)

Feldname	Länge	Trennzeichen	Beispiel
Datenbankname	20	\
Firma	20	\	Universität Heinric\
Aktuelles Datum	10	_	2003-08-30_
Name	20	_Autor=	Berghausen_Autor=
Benutzer	10	NULL	Petra

Exemplarisches Ergebnis:

X:\Adressen\Korrespondenz\Universität Heinric\2003-08-30_Bergerhausen_Autor=Petra.doc
X:\Adressen\Korrespondenz\Universität Heinric\2003-08-30_Wollner_Autor=Petra.xls

1. Alphabet

Fügen Sie zur besseren Übersicht in die Ordnerstruktur das Alphabet des ersten Feldes ein, hier »Firma«.

Feldname	Länge	Trennzeichen	Beispiel
Firma	1	\	A\
Firma	20	\	Adam Opel KG\
Aktuelles Datum	10	_	2003-08-30_
Name	20	_Autor=	Oertmann-Fabian_Autor=
Benutzer	10	NULL	Ha

Exemplarisches Ergebnis:

X:\Korrespondenz\A\Anton Meier KG\2003-08-29_Hinz_Autor=Ha.doc
X:\Korrespondenz\B\Bauunternehmung Schwa\2003-08-28_Faller_Autor=Br.doc

2.Datenbank mit großen Firmen und vielen Filialen in diversen Städten

Feldname	Länge	Trennzeichen	Beispiel
Firma	20	_	Adam Opel KG_
Ort	15	\	Rüsselsheim\ oder Bochum\
Aktuelles Datum	10	_	2003-08-30_
Name	20	_Autor=	Oertmann-Fabian_Autor=
Benutzer	10	NULL	Ha

Exemplarisches Ergebnis:

X:\Korrespondenz\Adam Opel KG_Rüsselsheim\2003-08-29_Hinz_Autor=Ha.doc
X:\Korrespondenz\Adam Opel KG_Bochum\2003-08-28_Faller_Autor=Ha.doc

3. Datenbank überwiegend mit Privatpersonen ohne Firmenangabe

Feldname	Länge	Trennzeichen	Beispiel
Name	20	_	Kraus_
Vorname	15	_	Hannes_
Ort	15	\	Konstanz\
Aktuelles Datum	10	_Autor=	2003-08-30_Autor=
Benutzer	10	NULL	Petra

Exemplarisches Ergebnis:

X:\Korrespondenz\Kraus_Hannes_Konstanz\2003-08-30_Autor=Petra.doc
X:\Korrespondenz\Müller_Klaus_Berlin\2003-08-28_Autor=Oliver.doc
X:\Korrespondenz\Schwarz_Nora_Frankfurt\2003-08-26_Autor=Michael.doc

4. Datenbank mit Kundennummer

Auch Interessenten, Partner, Lieferanten, Mitarbeiter etc. müssen in dieser Datenbank eine Kundennummer zugewiesen bekommen. Werden Dokumente Datensätzen ohne Kundennummer zugeordnet, wird als Schlagwort »(Kundennummer)« verwendet.

Feldname	Länge	Trennzeichen	Beispiel
Kundennummer	6	\	654321
Aktuelles Datum	10	_	2003-08-30_
Name	20	_Autor=	Mai_Autor=
Benutzer	10	NULL	Petra

Exemplarisches Ergebnis:

X:\Korrespondenz\654321\2003-08-30_Mai_Autor=Petra.doc

5. Soll in die Ablagestruktur die Jahreszahl eingefügt werden soll, verwenden Sie das Feld »Aktuelles Datum«.

Feldname	Länge	Trennzeichen	Beispiel
Firma	20	\	Universität Heinric\
Jahr: Aktuelles Datum	4	\	2003
Aktuelles Datum	10	_	2003-08-30_
Name	20	_Autor=	Bergerhausen_Autor=
Benutzer	10	NULL	Petra

Exemplarisches Ergebnis:

X:\Korrespondenz\2003\2003-08-30_Bergerhausen_Autor=Petra.xls

6. Projektordner für Ablage und spätere einfache Archivierung aller zugehörigen Dokumente

Feldname	Länge	Trennzeichen	Beispiel
Projekt	6	\	Hotlin\
Firma	20	\	Universität Heinric\
Aktuelles Datum	10	_	2003-08-30_
Name	20	_Autor=	Bergerhausen_Autor=
Benutzer	10	NULL	Petra

Exemplarisches Ergebnis:

X:\Korrespondenz\Hotlin\Universität Heinric\2003-08-30_Bergerhausen_Autor=Petra.doc