Allgemeine Datenbankeinstellungen - cobra CRM Dokumentation

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Adresseigenschaften konfigurieren


Private Adressen und Kontakte	Schalten Sie diese Optionen ein, können Sie auch Privat- und Gruppenadressen erfassen. Private Adressen sind Adressen, die nur von ihrem Besitzer gelesen und bearbeitet werden können, andere Benutzer und auch der Systemverwalter sehen diese Adressen nicht. Gruppenadressen sind Adressen, die nur von den Mitgliedern einer bestimmten Gruppe gelesen und bearbeitet werden können, Mitglieder anderer Gruppen und auch der Systemverwalter sehen diese Adressen nicht.
Gruppenadressen und Gruppenkontakte	Aktivieren Sie diese Option, um mit Adressen und Kontakten zu arbeiten, die für bestimmte Benutzergruppen zugänglich sind.
	Die »Anzahl der Benutzergruppen pro Adresse« ist für die Festlegung der Adresseigenschaften wichtig. Eine Adresse kann nämlich mehr als einer Benutzergruppe gehören. Wie vielen Gruppen eine Adresse maximal zugewiesen werden kann, bestimmen Sie hier.
	Mit »Gruppenfremde Adressen inkl. Zusatz und Unterdatensätze schreibgeschützt darstellen«, können Angehörige anderer Gruppen die Daten lesen, aber nicht bearbeiten. Werden gruppenfremde Adressen schreibgeschützt dargestellt, gibt es Funktionen, die naturgemäß nicht mehr verwendet werden können. So lassen sich Stichwörter nicht mehr ergänzen oder ersetzen, und Kontakte lassen sich nicht mehr recherchierten Adressen hinzufügen. Auch die Arbeit mit Zusatzdaten ist eingeschränkt. Diese Funktionen sind nicht nur für die gruppenfremden Adressen, sondern für alle Adressen abgeschaltet. Auch die Funktion »Start: Adresse Löschen: Recherchierte Adressen löschen« ist für alle Adressen gesperrt, wenn Sie gruppenfremde Adressen zur Lektüre freigeben. An solche Adressen lassen sich zwar Briefe schreiben, diese Briefe können aber nicht als Kontakte erfasst werden. Arbeiten Sie in größeren Adressbeständen mit Privatadressen, kann dies die Such- und Recherche-Funktionen deutlich verlangsamen. Die Möglichkeit, Gruppenadressen anzulegen, verlangsamt solche Prozesse nicht oder nur unbedeutend. Sollten Sie also bei der Arbeit mit Privatadressen deutliche Geschwindigkeitsverluste feststellen, empfehlen wir Ihnen, statt mit Privatadressen mit entsprechenden Benutzergruppen zu arbeiten.
	Außerdem legen Sie hier mit »Alle Kontakte darstellen« fest, ob Benutzer auch Kontakte anderer Gruppen sehen oder nicht. Sie können also gruppenfremde Kontakte auch komplett ausblenden.
	»Kontakte für andere Gruppenmitglieder erlauben«. Benutzer können normalerweise die Kontakte aller anderen Mitglieder ihrer Gruppe einsehen. Nur wenn diese Option eingeschaltet ist, können Benutzer Kontakte für andere Benutzer ihrer Gruppe (etwa während deren Abwesenheit) erstellen.

Sonstige Eigenschaften aktivieren


Mandanten- und Projektverwaltung	Mit dieser Checkbox schalten Sie die Mandanten- und Projektverwaltung ein oder aus. Nur wenn sie eingeschaltet ist, werden die Befehle im Menü »Einfügen: Mandanten/Projekte: Bearbeiten« zugänglich, und nur dann sehen Sie im unteren Teil der Dialogbox »Kontakte« die entsprechenden Auswahl- und Eingabefelder, mit denen Sie die Kostenfaktoren erfassen können. Haben Sie Mandanten-/Projektdaten erfasst und schalten die Mandanten- und Projektverwaltung aus, werden diese Daten nicht etwa gelöscht, sondern nur nicht mehr angezeigt. Nach dem Wiedereinschalten der Verwaltung tauchen auch diese Daten wieder auf. Wie Benutzer Mandanten und Projekte anlegen, beschreibt die Benutzerhilfe unter Mandanten und Projekte.
	»Telefonzeit automatisch starten«. Ist diese Option aktiv, beginnt die Telefonzeitzählung, sowie das Kontaktfenster geöffnet wird, geschehe dies nun automatisch oder manuell.
	»Bei telefonischen Kontakten«. Ist diese Option aktiv, beginnt die automatische Telefonzeitzählung nur, wenn es sich um einen Telefonkontakt handelt.
	»Wenn ein Standardprojekt definiert ist«. Ist diese Option aktiv, beginnt die automatische Telefonzeitzählung nur, wenn in den Einstellungen der Mandanten- und Projektverwaltung eine Projekt als Standardprojekt markiert ist.
	»Wenn sichtbar«. Ist diese Option aktiv, beginnt die automatische Telefonzeitzählung nur, wenn der Mandanten- und Projektebereich des Kontaktdialoges nicht ausgeblendet ist.

Web-Suche konfigurieren

Im Ansichteneditor können Sie ein Element für Social Media einbinden, mit dem Sie etwa Namen direkt aus der Ansicht heraus auf Facebook & Co. suchen können.

Die entsprechenden Ansichtenelemente »Web-Suche« und »Web-Suchleiste« finden sie unter der Kategorie »Zusatzmodule« im Ansichteneditor.

Erteilen Sie den Befehl »Web-Suche konfigurieren: Konfigurieren«.

Hier geben Sie an, welche sozialen Medien für welche Felder der aktuellen Datenbank zur Verfügung stehen sollen.

Aktivieren Sie die gewünschten Medien. Klicken Sie jeweils an, ob der Eintrag automatisch gesucht werden soll. Bei einer automatischen Suche wird im Social Media-Element von cobra bereits das jeweilige Internet-Medium eingeblendet. Dabei sind die in der Feldzuordnung angegebenen Inhalte bereits in das Suchfeld des Mediums eingetragen.

Ist die automatische Suche ausgeschaltet, muss der Anwender klicken, um sich mit dem Medium zu verbinden. Erst nach dem Klicken wird dann das Suchfeld in das cobra-Ansichtenelement geladen und der Suchtext eingetragen.