Die Telefonie einrichten - cobra CRM Dokumentation

Mit cobra stehen Ihnen folgende Leistungen im Bereich der Kommunikation zur Verfügung:


Telefonieren	cobra kann die Telefonnummer der aktuellen Adresse automatisch wählen.
Eingehende Anrufe	cobra erkennt bei eingehenden Anrufen eine eventuell übermittelte Telefonnummer und sucht sie sofort in der aktuellen Datenbank.

Als Systemverwalter können Sie die Telefonieeinstellungen für alle Benutzer von cobra gemeinsam treffen. Dies ist sinnvoll, wenn fast überall im Unternehmen dieselben Telefone und Treiber eingesetzt werden. Sofern nötig, können Sie trotzdem an jedem einzelnen Rechner eine abweichende Konfiguration einstellen. Dazu dienen die Registerkarten »Systemeinstellungen« und »Arbeitsplatz«.

Erteilen Sie den Befehl »Datei: Systemweite Einstellungen: Telefoneinstellungen«.

System- und Arbeitsplatzeinstellungen

Treiber-Einstellungen
TAPI-Anbieter	Hier werden Ihnen sämtliche auf diesem Rechner verfügbaren Telefonie-Treiber zur Auswahl angeboten.

Telefon-Einstellungen
Genauigkeit Rufnummererkennung	Geht ein Anruf ein, versucht cobra, den Anrufer zu ermitteln, sofern er seine Rufnummer nicht unterdrückt hat. Die Einstellung der Telefonstellen bestimmt nun, wie genau die Nummer des eingehenden Anrufes mit den in der Datenbank eingetragenen Nummern übereinstimmen muss, um erkannt zu werden. Je höher die hier ausgewählte Zahl ist, desto geringer muss die Übereinstimmung ausfallen, desto mehr Telefonnummern möglicher Anrufer werden also in der Regel gefunden.
Anzahl der Anrufe in Abwesenheit	cobra protokolliert alle Anrufe, die Sie nicht entgegennehmen. Mit dieser Zahl geben Sie an, wie viele Anrufe protokolliert werden sollen. Wird diese Zahl überschritten, wird jeweils der älteste Anruf gelöscht und der aktuelle in die Liste aufgenommen.
Anzahl Wahlwiederholungen	Versuchen Sie, jemanden anzurufen, dort nimmt aber niemand ab, wird dieser Anruf in der Liste der Wahlwiederholungen gespeichert, von wo aus Sie ihn jederzeit wiederholen können. Die hier eingestellte Anzahl gibt an, wie viele solcher vergeblichen Anrufe in der Liste protokolliert werden sollen.
Amtsvorwahl	Diese Einstellung legt fest, wie Sie aus Ihrem Telefonnetz nach außen telefonieren. Es kann beispielsweise sein, dass Sie eine 0 vorwählen müssen, wenn Sie extern telefonieren wollen. In diesem Fall geben Sie eine 0 ein. Verwenden Sie keine Amtsvorwahl, lassen Sie dieses Feld leer.

Adressanzeige-Format
	Sie bestimmen, wie Ihnen die von cobra zu eingehenden Anrufen gefundenen Adressen angezeigt werden sollen. Klicken Sie auf den Auswahlknopf »...« rechts. Damit öffnet sich ein Dialog.

Adressformat festlegen — In diesem Dialog werden in der Auswahlliste rechts oben die Adressfelder der Datenbank angeboten. Mit der Schaltfläche »->« übernehmen Sie die gewünschten Felder in das Adressformat.

Info	(Diese Informationen sind für den Systemverwalter bestimmt)
Info-Fenster	Listet alle Treiberinformationen auf.
Protokoll	Sämtliche Aktionen des Systems werden protokolliert, so dass sie auf Fehler analysiert werden können.
Simulation	Testen Sie hier eingehende und ausgehende Anrufe mithilfe eines virtuellen TAPI Treibers.

Benutzereinstellungen

Sie können die Wahlwiederholung, einige andere Eigenschaften sowie die Position des Telefoniefensters auf dem Bildschirm selbst festlegen.

Erteilen Sie den Befehl »Datei: Benutzerspezifische Einstellungen: Telefoneinstellungen«. Wechseln Sie ins Register »Benutzerdefiniert«.

Anrufe
Ausgehende/Eingehende Anrufe	Legen Sie fest, ob Sie automatisch Kontakte für aus- und/oder eingehende Anrufe erfassen wollen.
Direkt bei [...] Anruf erfassen	Klicken Sie eine der Optionen an, wird zu jedem Anruf ein Kontakt angelegt, auch wenn der Angerufene nicht abnimmt.

Automatische Wahlwiederholung
Wahlwiederholungsschleife aktivieren	Diese Funktion sorgt dafür, dass eine Telefonnummer, die bei Ihrem Anruf besetzt war, nach dem angegebenen Zeitraum erneut angerufen wird. Aktivieren Sie die Option »Wahlwiederholungsschleife«, und suchen Sie den gewünschten Zeitraum aus der Liste aus. Diese Funktion ist solange aktiv bis cobra geschlossen wird, dann werden alle anstehenden Wahlwiederholungen gelöscht.

Fenstereinstellungen
Effekt für langsames Ausblenden	Klicken Sie den Schließknopf oben rechts im Telefoniefenster an, wird das Fenster langsam ausgeblendet statt abrupt geschlossen.
Fensterausrichtung	Legen Sie fest, wo auf Ihrem Bildschirm das Fenster angezeigt werden soll.
Popup anzeigen	Sie können entscheiden, ob beim Telefonieren das Telefoniefenster auf Ihrem Bildschirm überhaupt erscheint, indem Sie diese beiden Optionen aktivieren bzw. deaktivieren.

Kontaktanlage
Fokussieren [...]	Wenn ein Anruf eingeht, kann es in manchen Arbeitszusammenhängen vorkommen, dass die Telefonie von cobra zur entsprechenden Adresse wechselt, was den Arbeitsfluss stören kann. Sie legen hier fest, ob und wenn ja wann eine von der Telefonie erkannte Anruferadresse in den Vordergrund gestellt (»fokussiert«) werden soll, auch wenn Sie gerade im Vordergrund in einem Dialog arbeiten.

Telefonindex

Damit die Rufnummer eines eingehenden Anrufs auswerten kann, wird ein sogenannter Telefonindex aufgebaut. Dieser Index ist eine Liste der Telefonnummern aller Adressen aus allen Telefonfeldern, zu denen immer die zugehörige Adresse gespeichert wird.

Wenn Sie also zu einer Adresse drei Telefonnummern (zum Beispiel »Geschäft«, »Privat«, und »Mobiltelefon«) eingetragen haben, findet das Programm die Adresse nicht nur, wenn der Betreffende Sie vom Geschäft aus anruft, sondern auch, wenn er dazu sein privates oder das Mobiltelefon benützt.

Das Programm findet den Anrufer nur, wenn die Rufnummer des Anrufers übermittelt wird - wenn der Anrufer die Übermittlung der Rufnummer nicht unterdrückt hat.

Der Telefonindex muss nach der Installation einmal für alle bestehenden Adressen aufgebaut werden. Erkennt cobra, dass es für eine Datenbank noch keinen Telefonindex gibt, bietet das Programm das Erstellen eines solchen Index an, nachdem Sie die Telefoneinstellungen getroffen haben. Dazu benötigen Sie des Recht, die betreffende Datenbank zu reorganisieren.

Alle späteren Änderungen an Adressen und Telefonnummern werden automatisch und sofort in den Telefonindex übernommen.

Telefonfelder

Als Telefonfelder werden alle Felder der Adressmaske bezeichnet, die cobra zum Wählen einer Telefonnummer benützen kann.

Als mögliche Telefonfelder stehen beliebig viele Felder der Adressmaske zur Verfügung. Der Systemverwalter bestimmt die tatsächlich verwendeten Felder (siehe unten).

Die Telefonfelder haben zwei Auswirkungen, von denen Sie jedoch nur eine wahrnehmen: Im Dialog »Telefon-Einstellungen« und auch im Dialog »Auswahl Telefonnummer« (der erscheint, wenn Sie in den Telefon-Einstellungen bestimmt haben, dass vor jedem Telefonat das zu verwendende Feld abgefragt wird) entspricht die angezeigte Auswahl den definierten Telefonfeldern. Zudem wird (für Sie nicht sichtbar) der Telefonindex nur mit den Telefonfeldern aufgebaut.

Baut cobra zum ersten Mal einen Telefonindex auf, definiert es automatisch alle zulässigen Felder als Telefonfelder, außer wenn es sich dabei um ein Symbolfeld handelt. (Im Telefonindex werden für jede Adresse nicht zehn Einträge erzeugt, sondern immer nur so viele, wie Telefonnummern eingetragen sind.)

Um die Felder zu bestimmen, die Sie in Ihrer Datenbank tatsächlich für Telefonnummern verwenden, gehen Sie bzw. der Systemverwalter so vor:

Wählen Sie den Befehl »Datei: Datenbank: Datenbankstruktur«.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen »Telefonfeld« für sämtliche Felder, die Telefonnummern enthalten.