Hierarchie - cobra CRM Dokumentation

Adressen lassen sich hierarchisch verwalten. Dabei werden Haupt- und Nebenadressen angelegt; damit können Sie zu einer Firma (Hauptadresse) beliebig viele Ansprechpartner (Nebenadressen) anlegen.

Erteilen Sie den Befehl »Datei: Datenbank: Allgemeine Einstellungen: Hierarchie«.

Datenbank für Adressen mit mehreren Ansprechpartnern vorbereiten

Öffnen Sie die Datenbank.

Markieren Sie in der Liste »Feldnamen« alle Felder, die in Hauptadresse und allen Nebenadressen den gleichen Inhalt haben sollen. (Zu Haupt- und Nebenadressen vergleiche das Benutzerhandbuch.)
Das Feld »Firma« ist immer Hierarchie-Feld.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen »Hierarchie verwenden«. Damit ist das Erfassen von Haupt- und Nebenadressen aktiv.
Sie können bei einer Hauptadresse auch Kontakte und Zusatzdaten von Nebenadressen anzeigen lassen. So sehen Sie, wenn Sie die Hauptadresse einer Firma aufrufen, gleich auch die Kontakte mit sämtlichen Ansprechpartnern in diesem Unternehmen. Diese Einträge werden grau wiedergegeben und sind schreibgeschützt.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen »Unterdatensätze ...«, werden in allen Nebenadressen sämtliche Unterdatensätze (also auch jener der Hauptadresse sowie anderer Nebenadressen) mit angezeigt. So können Benutzer etwa bei einem Ansprechpartner sehen, welche Geräte die Firma, für die dieser Ansprechpartner arbeitet, insgesamt gekauft hat.
Mit »Feldinhalte ohne Nachfrage überschreiben« werden die Feldinhalte der Nebenadressen automatisch und ohne vorherige Sicherheitsabfrage ersetzt.

Konfigurieren

Klicken Sie in der Registerkarte »Hierarchie« die Schaltfläche »Konfigurieren« an.

Sie haben unter »Personenbezogene Daten« mehrere Auswahlmöglichkeiten. Diese Auswahlmöglichkeiten greifen nur in dem Fall, dass zu einer Adresse personenbezogene Daten erfasst werden. Personenbezogene Daten sind Daten, für die in der Datenbankstruktur die Option »personenbezogenes Feld« eingeschaltet ist.


Einzeladresse erfassen/Änderung übernehmen	In diesem Fall können auch Einzeladressen erfasst werden. Eine typische Einzeladresse ist jene einer Firma, die aus nur einer Person besteht, bei der die Unternehmens- und personenbezogenen Daten in einem Datensatz gepflegt werden sollen.
Nachfragen, wie damit umgegangen werden soll	In diesem Fall wird beim Erfassen einer Adresse, die personenbezogene Daten enthält, das Anlegen einer Adresshierarchie vorgeschlagen.
Adresshierarchie bilden/In Hierarchie integrieren	Es wird immer eine Adresshierarchie gebildet, also automatisch eine Haupt- und eine Nebenadresse angelegt, auch wenn keines der Hierarchiefelder einen Inhalt hat.

Feldinhalte auf Haupt- und Nebenadresse verteilen

Mit dem Befehl »Bearbeiten: Adresshierarchie erzeugen« kann eine einzelne Hauptadresse in eine Haupt- und eine zugehörige Nebenadresse aufgesplittet werden.

Im oberen Teil der Konfiguration legen Sie fest, welche Daten dabei in welche der Adresse(n) verschoben werden. Sie bestimmen für die einzelnen Feldinhalte separat, in welche Adresse sie kopiert werden sollen.

Dabei gibt es Inhalte wie bspw. der Firmenname und die Branche, die sowohl in der Haupt- als auch in der Nebenadresse auftauchen können, während andere Inhalte entweder in die neue Haupt- oder in die neue Nebenadresse kommen sollen.

Hierarchiefelder sollten grundsätzlich in Haupt- und Nebenadresse übernommen werden.

Unterdatensätze auf Haupt- und Nebenadresse verteilen

Hier bestimmen Sie, wohin Unterdatensätze verschoben werden sollen.