Felder verwalten II

Virtuelle Felder

Sie können virtuelle Felder erzeugen, deren Feldinhalt sich aus mehreren tatsächlichen Feldern zusammensetzt.

• Betätigen Sie in der Datenbankstruktur die Schaltfläche »Virtuelle Felder«.
• Wählen Sie den entsprechenden Feldtyp.

Der Editor für virtuelle Felder kennt folgende Feldtypen:

Wollen Sie den Dialog schließen, um die Arbeit an einer Formel abzubrechen, müssen Sie zuerst all Ihre Arbeitsschritte rückgängig machen. Klicken Sie dazu in der Ribbon Bar die entsprechende Schaltfläche an.

Virtuelles Feld »Feldinhalt«

Ein Beispiel ist die Zustell-Postleitzahl, die aus Großempfänger-PLZ, »normaler« PLZ, Postfach-PLZ bestehen kann.

• Tragen Sie unter »Feldname« den Namen des neuen virtuellen Feldes ein.
• Im unteren Teil suchen Sie dann ein bestehendes Feld aus und nehmen es mit »Feld hinzufügen« ins virtuelle Feld auf. In der linken Spalte wird der Original-Feldname ("NativeName") eingefügt, nicht der in Ihrer Datenbank verwendete Feldname.
• Zwischen die Felder können auch Texte eingefügt werden.
• Die Benutzer können diese virtuellen Felder nicht bearbeiten.

Das so erstellte virtuelle Feld muss dann noch in die Ansicht eingefügt werden. Es steht Ihnen in der normalen Liste der Felder zur Verfügung.

Virtuelles Feld: Wenn-Dann-Sonst

• Wählen Sie den Typ »Wenn-Dann-Sonst«.
• Klicken Sie die Schaltfläche »Neu« an.

Stellen Sie sich die Bedingung zusammen. Dazu stehen Ihnen die Datenbankfelder, Befehle und Operatoren links zur Verfügung. Außerdem können Sie Freitext eingeben.

• Mit der Schaltfläche »Formel prüfen« können Sie das Eingegebene auf syntaktische Richtigkeit testen.

Virtuelles Feld »Berechnetes Feld«

Das im Beispiel abgebildete Feld ist ein Datumsfeld, das angibt, wie viele Tage nach der Meldung eines Servicefalls die Reparatur spätestens fällig wird, sofern keine manuelle Fälligkeit eingetragen ist. Die Fälligkeit ist dabei von der Priorität des Servicefalls abhängig. Je höher die Priorität des Servicefalles, desto schneller wird die Reparatur fällig.

Aus dem unteren Bereich stellen Sie sich die Formel zusammen. Klicken Sie unten einen Eintrag an, wird er in das Feld »Details« übernommen.

Sie können Formeln mit der Schaltfläche unten rechts auf ihre syntaktische Richtigkeit prüfen lassen. Fehlerhafte Formeln können nicht gespeichert werden.

Formatierung virtueller Felder

Virtuelle Felder können formatiert werden. So lassen sich etwa berechnete Felder mit einem Währungssymbol versehen, um automatisch ermittelte Kosten anzuzeigen.

• Legen Sie in einer Tabelle ein virtuelles Feld – etwa vom Typ »Berechnetes Feld« – an.

• Geben Sie die Formel ein.
• Legen Sie das Format fest. Dazu klicken Sie die Schaltfläche neben »Format« an. Geben Sie das Format dann in das Feld »Formatmaske« ein.
• Klicken Sie die Schaltfläche »Speichern und schließen« an.

Besonderheit der Verwendung des Geburtstagsfeldes in virtuellen Feldern

Feldeigenschaften

In diesem unteren Bereich der Registerkarten für Feldeigenschaften geben Sie für jedes Feld an, welche Auswahlliste dort zur Verfügung steht, ob es eingabepflichtig ist usw..

Name

Den Feldnamen können Sie jederzeit ändern. Beachten Sie aber, dass Sie dann unter Umständen auch die Beschriftung des Feldes im Ansichteneditor ändern müssen.

Format

• Klicken Sie auf den Listenpfeil, öffnet sich eine Auswahlliste, die fertige Formate enthält.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche »…« rechts öffnet sich ein Fenster, in dem Sie eigene Formate definieren können. Zur Definition eigener Formate siehe auch das Kapitel Formate für Eingabefelder.

In einer Tabelle werden Werte wie beispielsweise EURO-Beträge bündig dargestellt, so dass sich in allen Feldern die Kommas übersichtlich untereinander befinden.

• Sie haben das Format »%5,2f« für ein Eingabefeld festgelegt.
• Anwender können aber trotzdem den Wert »1,5298« eintippen. Dieser Wert wird direkt in die Datenbank übernommen.
• Wechselt man zu einer anderen Adresse und kehrt später zu dieser Eingabemaske zurück, wird der Wert »1,53« angezeigt.

Für Tabellen kann das hier für die Datenbank festgelegte Format für einzelne Ansichten im Ansichteneditor in der Dialogbox »Spaltenauswahl« übersteuert werden.

Formatierung für Nachkommastellen im Format für den Datenexport

Vom Hersteller unserer Datenbanken wurde festgelegt, wie viele Nachkommastellen Zahlenfelder standardmäßig haben sollen. Diese Einstellung ist nicht veränderbar.

Außerdem gibt es in der Datenbankstruktur von cobra aber individuelle Einstellungen für Zahlenfelder zur Anzahl der Nachkommastellen, die für jedes Feld pro Datenbank separat getroffen werden und von der Herstellervorgabe abweichen können. Sie können also beim Datenexport entscheiden, ob die vom Hersteller standardmäßig hinterlegte Zahl an Nachkommastellen verwendet werden soll oder die in der Datenbankstruktur von cobra hinterlegte.

• Klicken Sie ein Zahlenfeld an. Hinterlegen Sie für dieses Feld ein Format.

Damit haben Sie datenbankweit die cobra-Formatierung für dieses Feld festgelegt.

Um diese cobra-Formatierung für den Export zu verwenden, gehen Sie so vor:

• Erteilen Sie den Befehl »Daten: Exportieren«.
• Aktivieren Sie dort die Option »Formatierung der cobra-Datenbankstruktur verwenden«.

Standardwert

Der Standard-Eingabewert ist ein Vorschlagswert, der jede neu angelegten Adresse im ausgewählten Feld zugewiesen wird.

Haben Sie beispielsweise dem Feld »Firma2« den Standard-Eingabewert »GmbH & Co. KG« zugewiesen, so wird jede neu angelegte Adresse im Feld »Firma2« den Text »GmbH & Co. KG« haben. Die Benutzer können diesen Eintrag jederzeit ändern.

Standardwert für ein Datumsfeld in Kontakten und Vertriebsprojekten

Für Kontakte und Vertriebsprojekte kann für ein Datumsfeld ein Standardwert gesetzt werden. Damit lässt sich etwa automatisch ein Termin für die Wiedervorlage festlegen.

• Erteilen Sie den Befehl »Datei: Datenbank: Datenbankstruktur«.
• Legen Sie in den Kontakten oder den Vertriebsprojekten ein neues Feld vom Typ »Datum« an.

• Legen Sie in den Feldeigenschaften den Standardwert fest.

Sinnvoll sind hier Einträge wie »+10« oder »-7«. Sie sorgen dafür, dass als Standardwert ein Datum eingetragen wird, das um die entsprechende Anzahl an Tagen vor oder nach dem aktuellen Datum liegt.

Sie können das entsprechende Datum recherchieren oder herausfiltern.

Infozeile

Zu jedem Feld kann eine Zeile eingetragen werden, die den Benutzern in der Statuszeile Informationen zum Feldinhalt oder zum verlangten Format geben kann. Die Informationen werden hier eingetragen.

Optionen

Eingabepflichtig

Erklären Sie ein Feld für eingabepflichtig, kann die Adressmaske zu einer Adresse erst dann verlassen werden, wenn in diesem Feld etwas eingetragen worden sind.

Klicken Sie die Option links an, wird dieses Feld immer eingabepflichtig. Sie können aber die Eingabepflicht auch auf bestimmte Adresstypen beschränken:

Sie können bestimmte Adresstypen aussuchen, für die ein Feld eingabepflichtig werden soll. Damit können Sie das Erfassen von Daten noch gezielter steuern.

Telefonfeld

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wird das betroffene Feld in den Auswahllisten der möglichen Telefonnummern aufgeführt, wenn Sie einen der Befehle »Telefonnummer wählen« oder »Adresse aufnehmen« erteilen. Außerdem werden Telefonfelder auch unter »Datei: Systemweite Einstellungen: Telefoneinstellungen: Rufnummer« zur Auswahl angeboten. Keine Aktivierungsmöglichkeit für Skype-Telefonie.

Für Nebenadressen / Hauptadressen schreibgeschützt

Es kann sinnvoll sein, das Ändern eines Feldes nur in Haupt- oder in Nebenadressen zu erlauben. Beispielsweise soll das Feld »Kunde seit« nur in der Hauptadresse gepflegt und in den Nebenadressen (Ansprechpartnern) nur angezeigt werden.

Knopf für Kontexthilfe einblenden

Es wird ein Symbol eingeblendet, über das ein Hilfetext zum entsprechenden Feld aufgerufen und bearbeitet werden kann.

Warnfeld

In dieses Feld kann ein Text eingetragen werden (etwa »Achtung: Nur gegen Vorkasse beliefern!«). Klickt der Benutzer den Datensatz an, wird die Warnung unverzüglich eingeblendet.

Personenfeld

Sie können in der Datenbankstruktur Felder als »Personenfeld« markieren. Legen Sie dann zur Einzeladresse eine Nebenadresse an, bleibt Ihnen eine Abfrage erspart, wenn alle Personenfelder leer sind.

• Erteilen Sie den Befehl »Datei: Datenbank: Datenbankstruktur«.
• Markieren Sie ein Feld und aktivieren Sie »Personenfeld (Hierarchiebildung)«.

Angenommen, Sie haben Vorname und Name als personenbezogene Felder markiert.

• Sie markieren eine Einzeladresse, in der Vorname und Name eingetragen sind.
• Sie legen zur Einzeladresse eine neue Nebenadresse an. Der abgebildete Dialog öffnet sich.
• Legen Sie jetzt eine Nebenadresse zu einer Einzeladresse an, deren Felder Vorname und Nachname beide leer sind, wird der Dialog nicht eingeblendet, sondern die Nebenadresse ohne weitere Abfrage erzeugt.

Sperrvermerk

Handelt es sich um ein Feld vom Typ »Ja/Nein«, können Sie es auch für Sperrvermerke nutzen.

Beim Versuch der Kontaktaufnahme per Brief, E-Mail oder Telefon wird der Benutzer dann zumindest auf eine Sperre hingewiesen. Ein inaktiver Datensatz wird in der Tabelle durchgestrichen, verhält sich sonst aber wie ein normaler Datensatz. Mit dieser Funktion lassen sich beispielsweise ausgeschiedene Ansprechpartner in Unternehmen kennzeichnen, deren Daten man nicht löschen will.

Sie können ganz bestimmte Funktionen für inaktive Datensätze sperren. Erteilen Sie dazu den Befehl »Datei: Datenbank: Allgemeine Einstellungen: Weitere«. Klicken Sie dort neben »Verhalten inaktiver Datensätze konfigurieren« die Schaltfläche »Bearbeiten« an.

Formate für Eingabefelder

Reguläre Ausdrücke

Reguläre Ausdrücke werden von cobra unter anderem für Anzeigeformate von Feldern benutzt und in der Datenbankstruktur hinterlegt. Um ein solches Anzeigeformat zu definieren, müssen Sie sich also regulärer Ausdrücke bedienen, mit denen Sie spezielle Zeichenketten definieren. Ziel ist es, Benutzer an Fehleingaben zu hindern und etwa zur – zumindest syntaktisch korrekten – Eingabe einer E-Mail-Adresse zu zwingen.

Ein solcher Ausdruck (wie er in der Abbildung im oberen Feld zu sehen ist) wird aus beliebig vielen Ziffern und Buchstaben in Kombination mit folgenden Metazeichen gebildet:

• ».«, »[«, »]«, »(«, »)«, »{«, »}«, »|«, »?«, »+«, »-«, »*«, »^«, »$«, »\«.

In regulären Ausdrücken werden Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

Exakte Übereinstimmung

Zeichen, die genau übereinstimmen müssen, werden auch direkt notiert. So erlaubt der Eintrag Blumen nur die Eingabe Blumen.

Platzhalter

Der Punkt steht als Platzhalter für ein einzelnes beliebiges Zeichen. Der reguläre Ausdruck Akt ., Szene 3 steht für Eingaben wie Akt 1, Szene 3 oder Akt 2, Szene 3 oder Akt Z, Szene 3, nicht aber für Akt 10, Szene 3 oder Akt ZZ, Szene 3 [hierfür müssten zwei Punkte »..« als Platzhalter gesetzt werden].

Soll ein Metazeichen buchstäblich benutzt werden, der Punkt also nicht als Platzhalter, sondern als Punkt dienen, muss ein Backslash vorangestellt werden. z.B. Blumen ließe Eingaben wie zuBi Blumen usf. zu, z\.B\. Blumen steht hingegen eindeutig für z.B. Blumen.