Die Zugriffsrechte

Es gibt zwei Berechtigungsebenen:

• Systemrollen regeln die Zugriffsrechte von Benutzern bzw. Benutzergruppen im gesamten Programm, also unabhängig davon, welche Datenbank gerade geöffnet ist.
• Datenbankrollen regeln die Zugriffsrechte von Benutzern bzw. Benutzergruppen auf bestimmte Datenbanken. So können für jede Datenbank spezielle Zugriffsrechte vergeben werden.

Diese Benutzerrollen ersparen es Ihnen, die Rechte für jeden Benutzer einzeln einstellen zu müssen. Eine Rolle ist also eine Zusammenstellung von Zugriffsrechten, die für jeden Benutzer übernommen wird, der sich in dieser Rolle befindet.

Ändern Sie später die Zugriffsrechte einer Rolle, wird diese Änderung automatisch für sämtliche Benutzer übernommen, die sich in dieser Rolle befinden.

Systemweite Rechte – Systemrollen

• Erteilen Sie den Befehl »Datei: Systemweite Einstellungen: Systemeinstellungen: Benutzerverwaltung«.
• Klicken Sie dort die Schaltfläche »Systemsicherheit« an.

Im Lieferzustand ist die Systemsicherheit ausgeschaltet und alle Benutzer haben sämtliche nur möglichen Rechte. Sie können die Systemsicherheit schrittweise aktivieren. Dabei schränken Sie die Rechte der Benutzer zunehmend ein bzw. weisen ihnen bestimmte Verwaltungsrechte zu.

• Klicken Sie die Option »System-Berechtigungen aktivieren« an, um mit der Rechtevergabe für grundlegende Verwaltungsfunktionen zu beginnen.
• Klicken Sie auch »Berechtigungen auf Befehle einschränken« an, um später einige Befehle als Systemverwalter-Befehle zu markieren.

In einem ersten Schritt werden Benutzer und Benutzergruppen in das Sicherheitssystem aufgenommen.

• Klicken Sie die Registerkarte »Benutzer/Gruppen« an.

In diesem Fenster weisen Sie einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen ihre Systemrolle(n) zu.

Außerdem werden hier die tatsächlichen System-Berechtigungen der Benutzer aufgelistet, wie Sie sich letztendlich aus den verschiedenen Einstellungen ergeben.

Informationen

• Die »Vererbten Systemrollen« zeigen an, welche Systemrollen der markierte Benutzer einerseits als Individuum und andererseits über seine Gruppenmitgliedschaft(en) einnimmt. Markieren Sie eine Gruppe, sehen Sie hier deren Systemrollen.
• In den »Mitgliedsinformationen« sehen Sie, welchen Gruppen der markierte Benutzer angehört bzw. welche Mitglieder die markierte Gruppe hat.
• Durch Klick auf die Schaltfläche »Effektive Berechtigungen« fragen Sie die tatsächlich verfügbaren Rechte einzelner Benutzer ab.
• Die »Berechtigungsübersicht« listet die Rechte aller eingetragenen Benutzer auf.

Rechte zuweisen

Benutzer und Gruppen müssen eigens in die Systemsicherheitsverwaltung aufgenommen werden, damit Sie ihnen Rollen und Funktionen zuweisen können.

• Klicken Sie die Schaltfläche »Hinzufügen« an.

Sie sehen die in cobra angelegten Benutzer und Gruppen.

• Die beiden Optionen »Gruppe anzeigen« und »Benutzer anzeigen« legen fest, was Ihnen in der Übersicht angeboten wird.
• Klicken Sie eine Gruppe oder einen Benutzer an, sehen Sie in den »Mitgliedsinformationen«, welche Mitglieder die Gruppe hat bzw. welchen Gruppen ein Benutzer angehört.

• Bestätigen Sie mit »OK«, werden der oder die markierten Benutzer oder Gruppen in das Sicherheitssystem aufgenommen.

• Klicken Sie rechts unter »Systemrollen« an, in welchen Rollen sich der Benutzer oder die Gruppe befinden sollen.
• Mit der Schaltfläche »Entfernen« nehmen Sie Benutzer/Gruppen wieder aus der Systemsicherheit heraus. Diese Benutzer/Gruppen werden dadurch nicht aus der cobra Benutzerverwaltung gelöscht, sondern lediglich aus dem Sicherheitssystem entfernt. Damit haben sie keinerlei Zugriffsrechte aufs System mehr.
• Klicken Sie im Dialog »Systemsicherheit« die Schaltfläche »Effektive Berechtigungen« an.

In der Registerkarte »Funktionen« sehen Sie, auf welche Funktionen der Benutzer oder die Gruppe tatsächlich zugreifen darf. Diese Rechte ergeben sich aus den Rollen, in denen sich der Benutzer oder die Gruppe befindet. Sie werden daher auch in der Registerkarte »Rollen« definiert.

In der Registerkarte »Befehle« werden die für den Benutzer bzw. die Gruppe zugänglichen Befehle aufgelistet. Dies sind also sämtliche Befehle außer den Systemverwalter-Befehlen sowie jenen Befehlen, die der jeweiligen Rolle ausdrücklich verweigert wurden.

Über die Schaltfläche »Excel« exportieren Sie eine Aufstellung der jeweiligen effektiven Funktionen bzw. Befehle in eine Excel-Datei.

• Klicken Sie im Dialog »Systemsicherheit« die Schaltfläche » Berechtigungsübersicht« an.

Sie sehen hier, welche über die Rollen zugewiesenen Berechtigungen bestimmte Benutzer und Gruppen haben.

Eine Rolle definieren

Eine Systemrolle ist ein Satz von Rechten. Dabei kann es sich um Rechte auf Funktionen oder um Rechte auf bestimmte Befehle handeln.

Systemverwalter

Es gibt eine Rolle, die bereits mitgeliefert wird und sich nicht löschen lässt. Es ist der Systemverwalter. Der Systemverwalter hat sämtliche Rechte und lässt sich im Gegensatz zu den anderen Rollen nicht weiter konfigurieren.

Vor dem Aktivieren der Zugriffsrechte sind sämtliche Benutzer Systemverwalter und haben vollen Zugriff auf das gesamte Programm.

• Klicken Sie die Registerkarte »Rollen« an.

Sie legen hier fest, welche Rolle welche Funktionen und Befehle benutzen darf.

• Für die Rolle Systemverwalter können Sie in der Registerkarte »Allgemein« ein Systemkennwort festlegen. In diesem Fall kann sich jeder, der dieses Kennwort besitzt, als Systemverwalter anmelden. Dazu dient der Befehl »Datei: Systemverwalter anmelden«. Wird kein Systemkennwort vergeben, haben nur jene Benutzer Systemverwalter-Rechte, denen die Rolle Systemverwalter zugewiesen wurde.
• Mit der Option »Systemkennwort beim Anmelden verwenden« wird jeder Benutzer zum Systemverwalter, der beim Anmelden an cobra statt seines Kennwortes das Systemkennwort eingibt.
• In der Registerkarte »Mitglieder« werden Benutzer in die Systemverwalter-Rolle aufgenommen. Dazu dient die Schaltfläche »Hinzufügen«.

Weitere Rollen

• Klicken Sie die Optionen »Funktionsberechtigungen einschränken« und »Befehlsberechtigungen einschränken« an.

• Um eine weitere Rolle anzulegen, klicken Sie die Schaltfläche »Neu« an.
• Geben Sie der Rolle einen Namen. Den Namen können Sie später jederzeit ändern.

• Klicken Sie die Rolle in der Übersicht an.
• Direkt nach der Neuanlage verfügt eine Rolle über sämtliche Rechte. Klicken Sie die Optionen »Funktionsberechtigungen einschränken« und »Befehlsberechtigungen einschränken« an, um die Rechte der Rolle zu spezifizieren.
• Wechseln Sie in die Registerkarte »Mitglieder«. Weisen Sie dort die Rolle den entsprechenden Benutzern zu.

• In der Registerkarte »Funktionen« finden Sie Funktionen für Verwalter. Sie können der Rolle einzelne Funktionen zuweisen.

• Dazu klicken Sie in der Spalte »Stufe« in ein Feld. Damit öffnet sich eine Auswahlliste, in der Sie für die jeweilige Verwaltungsaufgabe Rechte vergeben können. Die Berechtigungsstufen unterschieden sich je nach Verwaltungsaufgabe. Im abgebildeten Beispiel lassen sich der Rolle der Zugriff auf die Systemeinstellungen, auf die Systemsicherheit sowie auf die Datenbankverwaltung zuweisen.
• Der Outlook-Abgleich-Verwalter darf die Formate für den Outlook-Abgleich bearbeiten. Der Outlook-Verwalter hingegen darf den Outlook-Abgleich selbst einrichten.
• Sie können die Sicherheitseinstellungen für eine markierte Rolle ex- und importieren. Dabei wird eine XML-Datei mit allen nötigen Informationen angelegt.
• Im Register »Menübefehle« lassen sich einzelne Befehle für die jeweilige Rolle sperren.

• Beachten Sie, dass Ihnen hier nur jene Befehle zur Auswahl stehen, die keine Systemverwalterbefehle sind. Systemverwalterbefehle werden in dieser Auswahl gar nicht erst angezeigt.
• Befehle, die Sie der Rolle verweigern wollen, deselektieren Sie hier einfach. Damit wird der fragliche Befehl aus dem Menü ausgeblendet.

Systemverwalterbefehle

• Wechseln Sie in die Registerkarte »Systemverwalter«.

• Markieren Sie hier sämtliche Befehle, die ausschließlich Systemverwaltern vorbehalten sein sollen. Diese Befehle werden dann nur noch Systemverwaltern angezeigt und werden »normalen« Benutzern gar nicht mehr angezeigt.
• Mit der Import- und Export-Funktion können Sie die Daten im XML-Format aus- und eingeben.

Ansichtenverwalter

Auswahllistenverwalter

Berichteverwalter

Formateverwalter

Künstliche Intelligenz

Outlook-Abgleich-Verwalter

Outlook-Verwalter

Personenbezogene Daten

Systemverwaltung

Telefonieverwalter

Termineverwalter

Willkommensbildschirm-Verwalter