Übersicht

• In einer Datenbank können Sie nahezu beliebig viele Adressfelder anlegen. Dazu können u.a. Adressfelder (Name, Straße, PLZ usw.) sowie ggf. Bemerkungen, branchenspezifische Angaben, Geburtstage und eine Vielzahl weiterer Daten gehören.
• Die Kontakte werden in einer eigenen Tabelle verwaltet. Auch hier können Sie nach Belieben neue Felder erfassen.
• Es gibt zwei Arten zusätzlicher Tabellen: Zusatztabellen und Untertabellen. Für beide Arten können Sie die Felder selbst definieren.
• Zusatztabellen sind immer einem Adressdatensatz zugeordnet. Zusatzdaten sind also eine spezielle Art von Untertabellen, die automatisch der Adresstabelle zugeordnet werden. In CRM PRO XL und CRM BI können bis zu 1024 solcher Tabellen angelegt werden, in CRM PLUS ist deren Anzahl auf 64 begrenzt.
• Untertabellen sind immer einer einzigen Tabelle untergeordnet. Bei dieser Tabelle kann es sich um Adressen, Dokumente, Kontakte, Zusatzdaten oder andere Untertabellen handeln.

• Freie Tabellen sind Datentabellen, die sich über Beziehungsfelder miteinander verbinden lassen, so dass auch komplexe Lösungen wie die Verwaltung von Seminaren, Seminarräumen und -teilnehmern möglich werden. Die Arbeit mit freien Tabellen und Beziehungsfeldern kann in diesem Handbuch nicht beschrieben werden. Benötigen Sie besonders anspruchsvolle Datenbanklösungen, wenden Sie sich bitte an Ihren Fachhändler.

Ein Beispiel:

Die Adressen von Kunden, die bei Ihnen einen Rechner gekauft haben, verwalten Sie in der Adresstabelle.

Ein Kunde kann bei Ihnen beliebig viele verschiedene Rechner kaufen. Jeder dieser Rechner ist ein eigener Datensatz in der Zusatztabelle »Geräte« und ist allein mit dem Adressdatensatz des Käufers verbunden. Dieser Datensatz enthält die spezielle Konfiguration des jeweiligen Gerätes (Arbeitsspeicher, Festplatte, Gerätenummer).

In einer Untertabelle »Service« werden die verschiedenen Wartungsaufträge pro Gerät erfasst. Die Untertabelle »Service« ist allein der Zusatztabelle »Geräte« untergeordnet.

Feldtypen in der Datenbankstruktur

Jedes Feld in einer Datenbank ist von einem bestimmten Typ. Es gibt eine große Zahl von Feldtypen, die deren Verwendungszweck genau bestimmen. Wenn Sie mit Formaten arbeiten, speichert das Programm bei den von Ihnen festgelegten Feldern neben dem Feldnamen auch den Feldtyp.

Die Feldtypen gehören verschiedenen Bereichen an.

Standardmäßig ist die Länge aller Textfelder auf 50 Zeichen eingestellt. Sie können diese Felder aber auf bis zu 255 Zeichen verlängern.

Neue Zusatzdaten- und Untertabellen anlegen

Sie sehen hier, dass die Tabellen »Serviceauftrag« und »Technische Daten« Untertabellen der Zusatztabelle »Geräte« sind.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Tabellenbereich links.
• Erteilen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl »Neu: Tabelle«.

• Geben Sie der Tabelle einen Namen.
• Legen Sie fest, wovon die Tabelle abhängig sein soll: Geben Sie etwa die Adressen an, wird sie eine Zusatztabelle.
• Geben Sie eine Zusatztabelle an, wird die neue Tabelle eine Untertabelle.
• Erfassen Sie dann die Datenfelder für diese Tabelle.

Schnelldruck und -export einzelner Datensätze

Der Benutzer kann einzelne Datensätze direkt aus der Datentabelle ausgeben. Welches Ausgabeformat dem Benutzer vorgeschlagen wird, können Sie als Systemverwalter in der Datenbankstruktur für jede Datentabelle gesondert festlegen. Sie verwenden dabei Karteikartenformate.

• Erteilen Sie den Befehl »Datei: Datenbank: Datenbankstruktur«.
• Klicken Sie unter »Tabellen« die entsprechende Datentabelle mit der rechten Maustaste an.

• Wählen Sie ein Format aus. Ihnen werden alle Karteikartenformate angeboten.
• Benötigen Sie ein neues Format, definieren Sie es im Menüband im Bereich »Ausgabe: Drucken«. Klicken Sie dort den unteren Teil der Schaltfläche »Karteikarte« an, um die Formatbearbeitung zu öffnen.

Die hier getroffene Einstellung ist ein Vorschlagswert. Beim tatsächlichen Ausdruck können Sie später immer noch ein anderes Formular wählen.