Schnittstelle zur Warenwirtschaft einrichten

Damit Benutzer mit den Adressdaten aus einer Warenwirtschaft arbeiten und diese regelmäßig abgleichen können, muss die Warenwirtschaft mit cobra verbunden werden. Wie Benutzer anschließend mit den Belegen und Auswertungen arbeiten, beschreibt die Benutzerhilfe unter Warenwirtschaftsanbindung.

Erteilen Sie den Befehl »Datei: Warenwirtschaft einrichten«.

Schnittstelle zur Warenwirtschaft einrichten Uebersicht

Wählen Sie hier aus, mit welcher Warenwirtschaft Sie arbeiten. Sie können nur solche Programme anbinden, die bereits auf Ihrem System installiert sind.

Die Option »Weitere ERP-Anbieter« wird Ihnen angeboten, wenn auf Ihrem System ein Warenwirtschaftprogramm gefunden wurde, das nicht in der Liste enthalten ist und mit cobra kompatibel ist. Ansonsten ist diese Option gesperrt.

cobra Fakturdatenbank

Diese Lösung bietet sich für alle Warenwirtschafts-Systeme an, die über einen Access- oder SQL-Export verfügen. In diesem Fall exportieren Sie Daten aus Ihrer Warenwirtschaft

bei einem Access-Export in unsere mitgelieferte Vertriebs-Datenbank VERTRIEBS.MDB
bei einem SQL-Export in eine von Ihrem Fachhändler angelegte SQL-Datenbank

und lesen diese Daten dann nach cobra ein.

Der Abgleich zwischen cobra und der cobra Fakturdatenbank ist einseitig und eine reine Datenübernahme nach cobra. Sie können die Adressen in cobra regelmäßig mit Adressen aus Ihrer Warenwirtschaft aktualisieren. Dazu müssen Sie hier eine Zuordnung zwischen den Feldern in den Datenbanken beider Programme vornehmen. Diese Zuordnung bestimmt, in welches Feld von cobra welcher Inhalt der Warenwirtschaft aufgenommen wird.

Je nachdem, mit welcher Warenwirtschaft Sie arbeiten, öffnet sich einer der folgenden Assistenten:

ERP-System konfigurieren


ERP-System	Wählen Sie hier »cobra Warenwirtschafts-Anbindung«.
ERP-Firma	Verwalten sie in Ihrer Warenwirtschaft mehrere Mandanten, wählen Sie hier aus, welchen Mandanten Sie anbinden wollen. Über die »...«-Schaltfläche öffnen Sie ein weiteres Fenster zur Datenbankauswahl.
Kundennummern-Feld	Die Kunden- oder Fakturnummer ist beim Datenabgleich zwischen Warenwirtschaft und cobra zentraler Bestandteil, weil cobra Adressen mit dieser Nummer identifiziert. Über diese Kundennummer sucht sich cobra alle Belege zum Kunden in der Beleg-Datenbank der Warenwirtschaft und zeigt sie als Liste oder Statistik an. Achten Sie deshalb darauf, dass vor dem Abgleich das Feld mit der Kundennummer – bspw. »Fakturnr.« oder ein anderes Feld – in die Sortierung mit aufgenommen wird.
An ERP-Firma anmelden	Mit der Anbindung der Datenbank ist im unteren Teil der Dialogbox diese Schaltfläche aktiv geworden. Klicken Sie diese Schaltfläche an, wird die Verbindung endgültig hergestellt. Außerdem werden links weitere Optionen aktiv.

Datenbankauswahl

Stellen sie hier ein, mit welcher Art von Datenbank Sie arbeiten. Zur Auswahl stehen »Access-« und »SQL«-Datenbanken.

Access

Wählen Sie nun über die Schaltfläche »Datenbank wählen« die betreffende Datenbank aus. Es kann sich hierbei beispielsweise um die bereits erwähnte Datenbank »Vertrieb.mdb« handeln.

Mit der Schaltfläche »Überprüfung« können Sie testen, ob die angebundene Datenbankstruktur sich mit cobra verbindet.

Haben Sie mit »OK« bestätigt, kehren Sie zum Hauptdialog zurück.

SQL

ERP-System konfigurieren Datenbankauswahl SQL

Verbinden Sie sich hier mit Ihrem SQL Server.

Mit der Schaltfläche »Überprüfung« können Sie testen, ob die angebundene Datenbankstruktur sich mit cobra verbindet.

Haben Sie mit »OK« bestätigt, kehren Sie zum Hauptdialog zurück.

Feldzuweisung

Klicken Sie »Feldauswahl« an.


Vorschlag	Mit dieser Schaltfläche werden automatisch alle gleichnamigen Felder einander zugeordnet.
ERP-Feldname	In dieser Spalte werden alle in der Warenwirtschafts-Datenbank vorhandenen Felder angezeigt.
cobra-Feldname	Um die Zuordnung zwischen zwei Feldern zu ändern, klicken Sie in der Spalte »cobra-Feldname« in das entsprechende Feld. Wählen Sie aus der Liste das cobra-Datenbankfeld aus, das die Inhalte aus dem links angezeigten ERP-Feld aufnehmen soll.
Überschreiben	Ist diese Option aktiv, werden alle Änderungen aus der Warenwirtschaft in das verknüpfte Feld von cobra übernommen. Ist diese Option nicht aktiv, ist dieses cobra-Feld schreibgeschützt, es werden also keine aktuellen Inhalte in dieses Feld übernommen.
Identitätsfeld	Ist diese Funktion aktiv, wird beim Abgleich überprüft, ob bereits identische Feldinhalte vorhanden sind. Diese werden dann abgeglichen und Dubletten vermieden. Schalten Sie diese Funktion aus, entstehen evtl. Dubletten. Wir empfehlen, unsere Voreinstellung zu belassen. Ändern Sie diese Einstellungen nur, wenn unerwünschte Dubletten entstehen.

Berichte

Der Kreis der Benutzer, die eine bestimmte Auswertung der Warenwirtschaftsdaten sehen dürfen, lässt sich auf relevante Benutzer und Gruppen beschränken.

Standardmäßig gibt es keine Einschränkungen und alle Benutzer dürfen sämtliche Auswertungen sehen. Um die Rechteverwaltung für die Auswertungen zu aktivieren, müssen Sie zuerst »Benutzerberechtigungen für Berichte verwenden« anklicken.

Klicken Sie unter »Benutzer und Gruppen« jenen Eintrag an, für den Sie Rechte vergeben wollen.

In den Mitgliedsinformationen sehen Sie, welche Benutzer zur oben markierten Gruppe gehören bzw. in welchen Gruppen ein oben ausgewählter Benutzer Mitglied ist.

Rechts aktivieren Sie jene Auswertungen und Belege, die der jeweilige Benutzer oder die Gruppe sehen darf.

Durch Klick auf »Zurücksetzen« dürfen sämtliche Benutzer und Gruppen alle Be-richte wieder sehen.
Sie können die gesamte Zugriffsrechteverwaltung für Berichte durch das Ausschalten von »Benutzerberechtigungen für Berichte aktivieren« wieder deaktivieren.

Adressübernahme


Adressen aktualisieren	Adressen, die in der Warenwirtschaft vorhanden sind, in cobra aber nicht, werden immer übernommen. Wollen Sie nur neue Adressen importieren, an vorhandenen aber nichts ändern, wählen Sie hier »Keine Adressen aktualisieren«. Wollen Sie neue Adressen importieren und zusätzlich Adressänderungen übernehmen, wählen Sie »Alle Adressen aktualisieren«.
Stichwort für neue Adressen	Sie können neuen (nicht aber geänderten) Adressen ein eigenes Stichwort zuweisen, um sie später recherchieren zu können. Tragen Sie dieses Stichwort hier ein. Beim Abgleich wird dieses Stichwort in den Stichwortvorrat übernommen.
Adressen neuer als	Hier wird Ihnen das Datum des letzten Abgleichs mit dem ERP-System angeboten. Damit werden nur Daten importiert, die seit diesem Datum geändert bzw. neu angelegt wurden.
Quelle	Tragen Sie die Quelle der personenbezogenen Daten hier ein.
Adressarten	Diese Option steht für die cobra Fakturdatenbank nicht zur Verfügung.

Klicken Sie die Schaltfläche »Adressübernahme« an. Damit wird der Adressabgleich durchgeführt.

Lexware Warenwirtschaft

Die Schnittstelle zu Lexware Warenwirtschaft pro/premium richten Sie ebenfalls über den Befehl »Datei: Warenwirtschaft einrichten« ein. Je nach Lexware-Version und -Installation sind dafür zusätzliche Schritte notwendig, die hier beschrieben werden. Hinweise zur Fehleranalyse finden Sie unter Die Logdateien von Lexware, Umstellung auf »DEBUG«.

Benutzereinstellung »Lexware« ab Lexware 2026

Ab der Lexware-Version 2026 ist bei der Einrichtung der Schnittstelle ein weiterer Konfigurationsschritt notwendig, sofern Lexware mit einer »PostgreSQL«-Datenbank arbeitet. Das ist bei einer Erstinstallation von Lexware 2026 der Fall. Haben Sie Lexware 2026 als Update installiert, arbeitet Lexware weiterhin mit einer »SQLAnywhere«-Datenbank und der folgende Schritt entfällt.

Prüfen Sie in Lexware Warenwirtschaft unter »?: Info« über die Schaltfläche »Details«, welche Datenbank verwendet wird. Steht dort »SQLAnywhere«, sind Sie von diesem Schritt nicht betroffen.

Beachten Sie

Richten Sie die Schnittstelle zu Lexware erst ein, nachdem Sie die hier beschriebene Benutzereinstellung vorgenommen haben.
Der bei der Anmeldung erzeugte Token ist 60 Tage lang gültig und erneuert sich automatisch.

Erteilen Sie den Befehl »Datei: Benutzerspezifische Einstellungen: Weitere Benutzereinstellungen: Lexware«.
Tragen Sie die Anmeldedaten für Ihr Lexware-Benutzerkonto ein.

Benutzerspezifische Einstellungen Lexware Benutzerkonto Anmeldedaten Verbindung testen

Prüfen Sie Ihre Verbindungsdaten durch einen Klick auf »Verbindung testen«.
Klicken Sie auf »Übernehmen«, um Ihre Änderungen zu speichern.

Richten Sie anschließend wie gewohnt die Schnittstelle zu Lexware über den Befehl »Datei: Warenwirtschaft einrichten« ein.

Schnittstelle nach einem Lexware-Update neu einrichten

Ändert ein Update von Lexware Warenwirtschaft pro die Lexware-API, werden die in cobra hinterlegten Verbindungsinformationen ungültig. Beim Start von cobra CRM erhalten Sie dann einen Warnhinweis.

Warnhinweis beim Start von cobra: Lexware-Verbindungsinformation abgelaufen, Neueinrichtung notwendig

Bevor Sie die Schnittstelle neu einrichten

Dokumentieren Sie Ihre Lexware-Einstellungen in cobra CRM, damit Sie diese anschließend einfach wieder einpflegen können.

Für die Neueinrichtung deaktivieren Sie zunächst Ihre bestehende Einstellung und stellen sie danach wieder her.

Bestehende Einstellung deaktivieren

Erteilen Sie den Befehl »Datei: Warenwirtschaft einrichten: Lexware Warenwirtschaft Pro: Einrichten…«.

Warenwirtschaft einrichten Lexware Warenwirtschaft Pro Einrichten

Wählen Sie unter »ERP-System« die Option »Keine ERP-Verbindung« aus.

ERP-System konfigurieren Keine ERP-Verbindung auswählen

Übernehmen Sie Ihre Einstellung durch einen Klick auf »OK«.
Starten Sie cobra CRM gegebenenfalls neu, damit Ihre Einstellungen wirksam werden.

Einstellung wiederherstellen

Erteilen Sie erneut den Befehl »Datei: Warenwirtschaft einrichten: Lexware Warenwirtschaft Pro: Einrichten…«.
Wählen Sie »Lexware Warenwirtschaft« als ERP-System aus.
Klicken Sie auf die »⋯«-Schaltfläche und wählen Sie die relevante Firma aus.

ERP-System konfigurieren Lexware Warenwirtschaft ERP-Firma auswählen

Bestätigen Sie Ihre Eingabe und schließen Sie den Dialog.
Stellen Sie sicher, dass das korrekte »Kundennummer-Feld« ausgewählt ist.
Klicken Sie auf »An ERP-Firma anmelden«, um cobra CRM mit Lexware Warenwirtschaft zu verbinden.

ERP-System konfigurieren Kundennummer-Feld und An ERP-Firma anmelden

Klicken Sie abschließend auf »OK«, um die Einrichtung abzuschließen.

Die Verbindung zwischen Lexware Warenwirtschaft und cobra CRM steht Ihnen danach wieder wie gewohnt zur Verfügung.