Die Arbeit mit personenbezogenen Daten konfigurieren

Beachten Sie

Wenn Felder, die personenbezogene Daten enthalten, in einem virtuellen Feld verwendet werden, sollte dieses ebenfalls als personenbezogen gekennzeichnet werden.

Gleiches gilt für die Anwendung von Kopierregeln, die personenbezogene Daten in ein anderes Feld kopieren, dieses Feld sollte ebenfalls als personenbezogen gekennzeichnet werden.

Voraussetzung dafür, dass ein Benutzer persönliche Daten nicht nur sehen, sondern auch verwalten darf, sind die entsprechenden Rechte und Einstellungen. Diese sind system- oder datenbankspezifisch. Systemrechte gelten im gesamten cobra, Datenbankeinstellungen nur in jener Datenbank, die gerade geöffnet ist.

Systemeinstellungen gelten bei der Arbeit mit cobra immer, das heißt unabhängig davon, welche Datenbank gerade geöffnet ist. Zusätzlich können auch noch Rechte für Datenbanken vergeben werden.

Systemrechte verfolgen das Ziel, die hier beschriebenen Funktionen nur wenigen spezialisierten Mitarbeitern eines Unternehmens zugänglich zu machen. Sie sollen sicherstellen, dass nur eigens ausgebildete Personen wie etwa Datenschutzbeauftragte Zugriff auf einige Funktionen erhalten.

Erteilen Sie den Befehl »Datei: Systemweite Einstellungen: Systemeinstellungen«.
Wechseln Sie ins Register »Benutzerverwaltung«.
Klicken Sie die Schaltfläche »Systemsicherheit« an.

Unter »Rollen« können Sie hier bestimmte Rechte vergeben. Jeder Benutzer, der eine bestimmte Rolle einnimmt, erhält die der Rolle zugewiesenen Rechte. Spielt ein Benutzer mehrere Rollen, addieren sich die Rechte sämtlicher Rollen.

Klicken Sie eine Rolle an.
Unter »Funktionen« finden Sie die Einstellungen für personenbezogene Daten.


Konfiguration personenbezogener Daten	Dies ist das Recht, Einstellungen für personenbezogene Daten zu treffen. Damit können Sie unter »Datei: Datenbank« den Umgang mit personenbezogenen Daten einrichten.
Daten-Sperrliste konfigurieren und verwalten	Dies ist das Recht, die Liste jener Daten zu bearbeiten, die nicht erneut angelegt oder importiert werden dürfen.
Verwalter personenbezogener Daten	Personen mit diesem Recht dürfen sämtliche personenbezogenen Daten der Datenbank sehen, bearbeiten und löschen. Dieses Recht benötigen alle Personen, die für die gesetzeskonforme Löschung personenbezogener Daten verantwortlich sind.
Löschplan konfigurieren und verwalten	Personen mit diesem Recht dürfen die automatische Löschung personenbezogener Daten einrichten und Löschaufträge bearbeiten.
E-Mail-Blacklist verwalten	Personen mit diesem Recht dürfen die Liste der E-Mail-Adressen, die nicht angeschrieben werden dürfen, erfassen, löschen und verändern.

Alternativ können Sie auch Befehle zu Systemverwalterbefehlen erklären, auf die nur Systemverwalter zugreifen können.

Wechseln Sie ins Register »Systemverwalter«.

Konfiguration Systemverwalter Datenschutz

Hier lassen sich bestimmte Befehle aus dem Menüband als Systemverwalterbefehle deklarieren. Solche Befehle werden dann für sämtliche Benutzer, die nicht in der Rolle des Systemverwalters sind, aus dem Menüband ausgeblendet. Sie sind damit nur noch Systemverwaltern zugänglich.

Eine Datenbank für personenbezogene Daten einrichten

Es gibt keinen eigenen Feldtyp »Personenbezogene Daten« in der Datenbank. Welche Felder Ihrer Datenbank personenbezogene Daten enthalten, hinterlegen Sie vielmehr in der Konfiguration.

In der Datenbankstruktur können Sie einem Feld die Eigenschaft »Personenfeld (Hierarchiebildung)« zuweisen (dieses Feld hieß in früheren Versionen »Personenbezogenes Feld«). Diese Eigenschaft hat mit den im vorliegenden Dokument beschriebenen personenbezogenen Daten nichts zu tun, sondern dient ausschließlich dem Bilden von Adresshierarchien. Ein Namensfeld beispielsweise kann beide Eigenschaften haben und sowohl personenbezogene Daten für den Datenschutz enthalten als auch ein Personenfeld für die Hierarchiebildung sein.

Aktivierung und Feldauswahl

Um das gesetzliche Auskunftsrecht Betroffener verwirklichen zu können, ist es notwendig zu identifizieren, welche Felder personenbezogene Daten enthalten. Nicht davon betroffen sind die Standardfunktionen von cobra CRM, die auch bei deaktivierten Datenschutzfunktionen existieren. Eine spezifische Behandlung von personenbezogenen Daten unter Datenschutzgesichtspunkten ist jedoch nur mit ihrer besonderen Kennzeichnung möglich. Diese Kennzeichnung wird hier vorgenommen.

Sie schalten die Arbeit mit personenbezogenen Daten ein, indem Sie die Option »Personenbezogene Daten aktivieren« ganz oben anklicken.
Sie können die personenbezogenen Daten jederzeit ein- und ausschalten.
Deaktivieren Sie die Arbeit mit personenbezogenen Daten wieder, indem Sie diese Option ausschalten, bleiben alle Felder oder Datentabellen erhalten, die Sie hier in der Konfiguration in den nächsten Schritten neu anlegen. Eine Reaktivierung der Funktionen erfordert unter Umständen Teilschritte aus der Initialisierung (z.B. falls benötigte Felder in der Datenbankstruktur bereits wieder gelöscht wurden).

Bei der Löschung personenbezogener Felder werden Ja/Nein-Felder auf »Nein« gesetzt. Überlegen Sie sich also genau, ob Sie personenbezogene Daten tatsächlich in Ja/Nein-Feldern hinterlegen wollen.

Links sehen Sie die Datentabellen der Datenbank. Personenbezogene Daten können sich prinzipiell in sämtlichen Tabellen der Datenbank befinden.

Unter »Felder der Tabelle« finden sich die in der jeweiligen Datentabelle vorhandenen Datenfelder. Klicken Sie ein Feld mit personenbezogenen Daten an und übernehmen Sie es nach rechts in die Spalte für personenbezogene Daten. Damit werden diese Felder als Felder mit schützenswerten Inhalten erkannt. Nur diese Felder tauchen in den Protokollen, Löschplänen usw. auf.

Als Faustregel mag gelten, dass die meisten oder alle jener Daten, die in der mitgelieferten Demo-Ansicht im Bereich »Ansprechpartner« stehen, personenbezogene Daten enthalten. Zusätzlich werden aber insbesondere bei Einzeladressen auch andere Felder Daten enthalten, die unter die EU-DSGVO fallen.

Außerdem können sich auch in anderen Datentabellen als nur in der Adresstabelle personenbezogene Daten befinden.

Als personenbezogene Daten markierte Felder werden in den Eingabemasken durch ein kleines Schloss-Symbol gekennzeichnet.

Für personenbezogene Daten

kann eine Quellabfrage auf Feldebene erfolgen,
wird eine spezifische Protokollierung über alle Veränderungen unabhängig vom Änderungsprotokoll durchgeführt,
ist eine zeitgesteuerte Löschung möglich,
ist eine spezifische Ausgabe über einen eigenen Dialog möglich.

Feldfunktionszuordnung

Es gibt verschiedene Funktionen im Zusammenhang mit dem Datenschutz. Einige dieser Funktionen wie die Sperrvermerke für E-Mails gibt es seit früheren Versionen von cobra.

In der Feldzuordnung legen Sie fest, welche Felder welche Funktion haben. Durch ein rotes Kreuz gekennzeichnete Feldfunktionen sind für den Datenschutz zwingend erforderlich.

Felder z. B. aus dem Nachrichtensystem und dem Kampagnenmanagement werden Ihnen in der Feldzuordnung nicht angeboten.

Suchen Sie aus der Auswahlliste »Feldzuordnung« das Feld für die jeweilige Funktion aus. Ist es nicht vorhanden, können Sie es durch Klick auf das grüne Kreuz neu anlegen.

Anwender von cobra können die Datenstruktur nach Belieben verändern und neue Datenfelder und Datentabellen anlegen. Pro Datentabelle, in der mindestens ein Feld als personenbezogenes Feld ausgewählt wurde, muss ein Quellfeld hinterlegt werden, das angibt, woher die entsprechenden Informationen stammen. Das Protokollieren der Datenquelle ist aufgrund des Auskunftsrechts Betroffener notwendig.

Die können das Feld mit der Datenquelle in eine entsprechende Eingabemaske einbauen, andernfalls fragt das Programm die Datenquelle ab.

Mit einem roten Symbol gekennzeichnete Feldzuordnungen sind Pflicht, Sie müssen hier also ein geeignetes Feld vom entsprechenden Feldtyp hinterlegen.
Sie können ein in der Datenbank bereits vorhandenes Feld auswählen. Gibt es kein solches Feld, klicken Sie das grüne Symbol rechts an. Jetzt können Sie das Feld direkt in der Datenbankstruktur neu anlegen.


Tabelle	Links werden die Datentabellen der Datenbank aufgelistet.
Funktion	Für personenbezogene Daten gibt es bestimmte Funktionsfelder. Jede Funktion benötigt einen bestimmten Feldtyp. In der Auswahlliste »Feldzuordnung« werden Ihnen immer nur Felder angeboten, die den richtigen Feldtyp haben.
[E-Mail usw.]-Sperrvermerk	Sperrvermerke sind Ja/Nein-Felder, denen über die Datenbankstruktur die entsprechende Feldoption »Sperrvermerk« zugewiesen wurde. Sind solche Felder bereits in Ihrer Datenbank vorhanden, sind diese bereits vorkonfiguriert und werden hier angezeigt. Sind keine solchen Felder vorhanden, können Sie sie hier neu anlegen.
Sperrvermerk für die Bearbeitung personenbezogener Daten	Um einen Datensatz vor einer weiteren Bearbeitung der darin gespeicherten personenbezogenen Daten zu bewahren kann ein besonderer Sperrvermerk gesetzt werden. Dieser Sperrvermerk wirkt sich ebenfalls auf Kontakte, Zusatz- und Unterdaten der Adresse aus, wobei es einige Ausnahmen gibt. Der Sperrvermerk warnt den Benutzer, der versucht, personenbezogene Daten zu bearbeiten oder zu ändern. Er soll den Benutzer dafür sensibilisieren, sehr bewusst mit diesen Daten umzugehen und sie nicht unbedacht anzureichern oder zu verändern. Es gibt mehrere Gründe dafür, einen solchen Sperrvermerk zu setzen: Vor allem lässt sich so sicherstellen, dass eine vom Betroffenen verlangte Korrektur seiner Daten nicht rückgängig gemacht werden kann. Außerdem kann so erreicht werden, dass Daten, die zwar zur Löschung vorgesehen sind, aber z.B. aufgrund von Aufbewahrungspflichten erst zu einem späteren Zeitpunkt gelöscht werden sollen, nicht mehr verändert werden.
Quelle des ursprünglichen Datensatzes	Geben Sie hier an, in welchem Feld Sie die Quelle der personenbezogenen Daten für die jeweilige Datentabelle verwalten.

Auswahllisten für Funktionen

Sie müssen bei bestimmten Operationen bestimmte Informationen hinterlegen, etwa den Grund für eine Löschung. Diese Funktionen sind fest in der Software hinterlegt und aufgrund gesetzlicher Bestimmungen teilweise erforderlich.

Sie geben hier an, in welcher Auswahlliste Sie die Einträge für das entsprechende Feld verwalten. Über das grüne Symbol können Sie eine neue Auswahlliste anlegen.

In Auswahllisteneinträge können Sie in cobra standardmäßig Feldinhalte aufnehmen. Dies dürfen Sie aber in diesem Fall nicht tun. Auswahllisteneinträge mit Feldinhalten werden Ihnen bei der Arbeit mit personenbezogenen Daten nicht angezeigt.

Datenschutzbeauftragter


Datenschutzbeauftragter	Jedes Unternehmen muss einen Datenschutzbeauftragten ernennen, der für die Einhaltung der EU-DSGVO verantwortlich ist. Sie können eine entsprechende Adressverknüpfung anlegen, die den Datenschutzbeauftragten einer Firma kennzeichnet (also etwa: "Max Mustermann Ist Datenschutzbeauftragter von Musterfirma").

Verarbeitung und Weitergabe


Verarbeitung und Weitergabe	Hier legen Sie automatisch eine freie Tabelle in der Datenbankstruktur an. Sie enthält die Gültigkeitsdauer und die Information über die explizite Erlaubnis für Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten. Dies ist für alle weiteren Vorgänge, wie Auskunft, Weitergabe personenbezogener Daten oder ihre Löschung sinnvoll. Ist dieser Bereich des Dialoges inaktiv, heißt das, dass diese Tabelle zu einem früheren Zeitpunkt erzeugt wurde und bereits vorhanden ist.

Hier legen Sie automatisch eine freie Tabelle in der Datenbankstruktur an. Sie enthält die Gültigkeitsdauer und die Information über die explizite Erlaubnis für Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten. Dies ist für alle weiteren Vorgänge, wie Auskunft, Weitergabe personenbezogener Daten oder ihre Löschung sinnvoll. Ist dieser Bereich des Dialoges inaktiv, heißt das, dass diese Tabelle zu einem früheren Zeitpunkt erzeugt wurde und bereits vorhanden ist.

Verarbeitung und Weitergabe im Feld

Das Protokollieren der Verarbeitungszwecke in einem Feld statt in einer Tabelle ist eine weitere Möglichkeit.

Im Bereich »Feldzuordnung und Auswahllisten« stehen Ihnen in der Zeile »Verarbeitungszwecke« in der Spalte »Feldzuordnung« außer dem Eintrag »[Tabelle ‚Verarbeitung und Weitergabe‘]« alle Text- und Bemerkungsfelder der Adresstabelle in alphabetischer Reihenfolge zur Verfügung. Wir empfehlen Ihnen, mit einem Bemerkungsfeld zu arbeiten, da es groß genug ist, mehrere Einträge einer Mehrfachauswahlliste als semikolon-separierte Werte aufzunehmen.

Wählen Sie ein vorhandenes Feld aus, verhalten sich die Spalten »Auswahlliste« und »Darstellung« wie gewohnt. Ist dem gewählten Feld bereits eine Auswahlliste zugeordnet, werden diese Einstellungen automatisch in die Spalten »Auswahlliste« und »Darstellung« übernommen.

Ist in der Tabelle noch kein geeignetes Feld für die Aufnahme der Verarbeitungswecke vorhanden, klicken Sie die grüne Plus-Schaltfläche rechts der Auswahlliste an, um in der Datenbank ein neues Feld anzulegen.

Vorgeschlagen werden folgende Parameter:

Name: »Verarbeitungszwecke«
Feldtyp: »Bemerkung«
Infozeile: »Verarbeitungszwecke personenbezogener Daten im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) protokollieren«

Sobald Sie bestimmt haben, dass die Verwendungszwecke in einem Feld und nicht in der Tabelle »Verarbeitung und Weitergabe« protokolliert werden, erscheint weiter unten im Reiter »Einrichtung« unter der Überschrift »Verarbeitung und Weitergabe« am rechten Rand auf Höhe der Checkbox »Tabelle zur Dokumentation von Verarbeitungszwecken und Weitergabe-Erlaubnissen anlegen« ein Info-Icon mit einem Mouse-Over-Text: »Für die Ausgabe der Verarbeitungszwecke wird das unter ‚Feldzuordnung und Auswahllisten‘ zugeordnete Feld verwendet.«

Wenn Sie mit personenbezogenen Daten arbeiten wollen, müssen Sie hier entweder ein Feld oder eine Tabelle wählen bzw. einrichten.

Sie können für dieses Feld auch eine eigene Auswahlliste erfassen und dem Feld zuordnen. Klicken Sie dazu die grüne Plus-Schaltfläche in der Spalte »Auswahlliste« an.

Name: »Adressen - Verarbeitungszwecke«
Darstellung: »Mehrfachauswahlliste«
Einträge (»Kürzel«, »Text«)

Wollen Sie diese Auswahlliste später bearbeiten oder vom Feld lösen bzw. erneut zuweisen, erteilen Sie den Befehl »Datei: Datenbank: Datenbankstruktur«.

Kategorien

Kategorien werden in einem Feld der Adresstabelle protokolliert. Dazu gibt es eine neue Zeile »Kategorien personenbezogener Daten«. In der Spalte »Feldzuordnung« werden alle Text- und Bemerkungsfelder der Adresstabelle in alphabetischer Reihenfolge zur Auswahl angeboten.

Ist in der Tabelle noch kein geeignetes Feld für die Aufnahme der Kategorien vorhanden, klicken Sie die grüne Plus-Schaltfläche rechts der Auswahlliste an, um in der Datenbank ein neues Feld anzulegen.

Name: »Kategorien«
Feldtyp: »Bemerkung«
Infozeile: »Kategorien personenbezogener Daten im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) protokollieren«