Kommunikation - cobra CRM Dokumentation

E-Mails

Diese Einstellungen bestimmen darüber, wie cobra mit ein- und oder ausgehenden E-Mails umgehen soll. Sie geben an, mit welchem E-Mail-Programm die Benutzer arbeiten. Wenn Sie wollen, kann cobra die Mails den entsprechenden Adressen der cobra-Datenbank zuzuordnen versuchen.

Gehen Sie dort in den Bereich »E-Mail« und klicken Sie die Schaltfläche »E-Mail-Konfiguration einrichten« an. Ein Assistent öffnet sich.

Wählen Sie das Programm, mit dem Mails verschickt werden sollen.
Soll automatisch ein Kontakt angelegt werden, klicken Sie die Option »Kontakt anlegen« an.

Jetzt erscheint ein Kontaktfenster, wann immer eine Mail auf dem angegebenen Wege verschickt wird. Der Mailtext wird in das Kontaktfenster eingetragen, und wenn dies so eingestellt ist, wird die Mail auch in die Dokumentverwaltung aufgenommen.

Jeder Benutzer kann das E-Mail-Programm aber unabhängig von den anderen unter »Datei: Benutzerspezifische Einstellungen: Benutzereinstellungen« für seinen eigenen PC ändern.

Diese Einstellung kommt etwa dann zum Tragen, wenn der Benutzer aus einem E-Mail-Feld über die rechte Maustaste oder das Symbol rechts im Feld eine E-Mail an eine in der Datenbank hinterlegte E-Mail-Adresse versendet.


Automatische Erkennung (mailto)	Mails werden mit dem Standard-E-Mail-Programm verschickt.
Microsoft Outlook	Mails werden mit Outlook verschickt.
SMTP	Definieren Sie hier ein SMTP-Konto. Über ein solches Konto versandte E-Mails können allerdings den entsprechenden Adressdatensätzen in cobra nicht automatisch als Kontakte zugeordnet werden.

Wählen Sie die gewünschte Option aus.

Exemplarische Einrichtung

Das folgende Beispiel erläutert die Vorgehensweise, wenn Sie mit Outlook arbeiten.

Wählen Sie aus, in welchem Ordner standardmäßig eingehende E-Mails abgelegt werden.

cobra versucht dann, diese E-Mails den entsprechenden Adressen Ihrer Datenbank zuzuordnen.

Nach Klick auf »Anderen Ordner auswählen« können Sie einen anderen Posteingangsordner angeben. Ihnen werden die Ordner Ihres E-Mail-Programmes zur Auswahl angeboten.

Außerdem können Sie Ihre verschickten E-Mails von cobra überwachen und automatisch Ihren cobra-Adressen zuordnen lassen. Die Einstellungen dafür treffen Sie im nächsten Schritt:

Allgemeine Einstellungen
Kontaktanlage nach Versand durch Outlook	Hierbei werden die aus cobra gesendeten E-Mails automatisch überwacht. Erst wenn diese von Outlook versendet und in den Ordner »Gesendete Objekte« in Outlook übergeben werden, wird die E-Mail bei aktivierter Dokumentenverwaltung automatisch als Kontakt zur jeweiligen Adresse aufgenommen. Dabei wird das korrekte Versanddatum im Kontakt hinterlegt. Die E-Mail wird auch dann zugeordnet, wenn Sie cobra vor dem Versenden beenden und die E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt verschicken.
E-Mails in Überwachungsliste	In der Überwachungsliste befinden sich E-Mails, die noch nicht verschickt wurden. Schließen Sie cobra, bevor diese E-Mails verschickt wurden, werden sie trotzdem nachverfolgt und nach erfolgtem Versand beim Neustart von cobra als Kontakte hinterlegt. Sie können die Mails nach einer bestimmten Zeit automatisch aus der Liste löschen lassen.
Kontaktanlage direkt bei Erstellen	Die aus cobra gesendete E-Mail wird bei aktiver Dokumentenverwaltung sofort in die Dokumentenverwaltung zur jeweiligen Adresse als Kontakt aufgenommen. Das Kontaktdatum entspricht daher nicht zwingend dem korrekten Versanddatum, sondern dem Datum, an dem die E-Mail in den Postausgangsordner in Outlook übergeben wird.
Zu überwachende Ordner	Entscheiden Sie sich im Schritt »Allgemeine Einstellungen« für die Option »Kontaktanlage nach Versand durch Outlook«, werden Ihnen in der Registerkarte »Zu überwachende Ordner« bei mehreren E-Mail-Accounts alle Accounts zur Auswahl angeboten.

Erweiterte Einstellungen
E-Mails nach dem Zuordnen mit Kategorie kennzeichnen	Um den Überblick zu behalten, können Mails in Outlook in Kategorien einteilen. Hier geben Sie an, wie die Kategorie heißen soll.
Outlook-Sicherheitswarnmeldung unterdrücken	Outlook pflegt in regelmäßigen Abständen zu warnen, wenn ein Programm von außen auf es zuzugreifen versucht. Unterdrücken Sie diese Warnmeldungen, weil Sie sie stören, mindert das aber evtl. die Leistung Ihres Systems.

Im letzten Schritt sehen Sie eine Übersicht darüber, welche Funktionen Ihre Outlook-Anbindung mit den von Ihnen gewählten Einstellungen unterstützt.

Damit ist Ihre Mailverbindung eingerichtet.

E-Mail-Zuordnung erlauben über

Benutzen Sie das neue cobra Outlook-Add-In über eine Direktverbindung, aktivieren Sie diese hier. Bei der Installation wird ein Standardport (Port »29885«) vergeben, der auch für alle Benutzer aktiviert ist.

Wenn Sie einen anderen Port für Ihr Unternehmen verwenden möchten, können Sie diesen hier hinterlegen.

Anschließend ist es jedoch notwendig, auf jedem Client manuell einzugreifen, damit das Outlook-Add-in weiterhin funktioniert.

Klicken Sie auf »Port ändern« und tragen Sie den geünwschenten Port ein.

neues Outlook Add In Direktverbindung Port aendern

Klicken Sie abschließend auf »Port ändern«, um Ihre Einstellung zu übernehmen.

Beachten Sie

Sie erhalten einen »netsh«-Befehl, den Sie durch einen Klick auf das »🗎«-Symbol kopieren können.

Wenn Sie den Port ändern, müssen Sie auf jedem Client den Befehl ausführen, der Ihnen in diesem Dialog angezeigt wird.

Der geänderte Port muss auch im cobra Outlook-Add-In hinterlegen werden.

cobra Kompatibilitätsmodus für Outlook Security Manager

Das Ausschalten des Outlook Security Manger kann Abstürze beim Zuordnen von E-Mails vermeiden.

Entscheiden Sie, ob Sie den Outlook Security Manager einschalten oder ausschalten wollen.
- Wählen Sie »einschalten«, um die Anzeige von Warnhinweisen zu vermeiden oder
- Wählen Sie »ausschalten«, um die Anzeige von Warnhinweisen zu erlauben.

Termine

Es gibt zwei verschiedene Systemvoreinstellungen, die sich auf die Terminverwaltung auswirken. Einerseits ist dies die Wahl der für die Termine zu verwendenden Software in der Systemverwaltung von cobra selbst und andererseits die Einstellung für die Datenquelle in den Systemeinstellungen des Terminmanagers.

Sie legen in cobra unter »Datei: Systemweite Einstellungen: Systemeinstellungen: Allgemein« fest, mit welchem Programm Termine verwaltet werden sollen.

Wird hier der cobra Terminmanager gewählt, bestimmt ein System- oder Terminverwalter, wo Termine gespeichert werden sollen. Dies geschieht im cobra Terminmanager, und zwar mit dem dortigen Befehl »Extras: Systemeinstellungen: Datenquelle«.

Folgende Einstellungen sind möglich:

Folgende Einstellungen sind möglich
In den Systemeinstellungen von cobra wird »Ohne Terminmanager gewählt«.	Es findet keine Terminverwaltung statt, die einschlägigen Befehle im cobra-Menüband unter »Start: Aktion« werden ausgeblendet. Die unter »Datei: Benutzerspezifische Einstellungen: Benutzerverwaltung« zum Starten und Beenden des Terminmanagers getroffenen Einstellungen werden ignoriert.
In den Systemeinstellungen von cobra wird »cobra Terminmanager« als Terminmanager gewählt. In den Systemeinstellungen des cobra Terminmanagers wird »cobra« als Datenquelle gewählt.	Termine und Aufgaben werden im cobra Terminmanager gepflegt und in der cobra Datenbank gespeichert.
In den Systemeinstellungen von cobra wird »cobra Terminmanager« als Terminmanager gewählt. In den Systemeinstellungen des cobra Terminmanagers wird ein anderes Programm (wie »Microsoft Outlook«) als Datenquelle gewählt.	Termine können sowohl im cobra Terminmanager als auch in anderen Programmen bearbeitet werden. Die Termindaten werden in diesem externen Programm gespeichert. Dieses Programm muss laufen, damit mit Terminen gearbeitet werden kann, und wird gegebenenfalls automatisch gestartet. In diesem Fall können im cobra Terminmanager keine Zugriffsrechte auf Kalender vergeben werden. Vielmehr müssen die im Fremdprogramm für einen Benutzer freigegebenen Kalender über die Benutzerverwaltung in den cobra Terminmanager eingebunden werden.
In den Systemeinstellungen von cobra wird »Microsoft Outlook« als Terminmanager gewählt.	Die komplette Terminverwaltung und -speicherung findet in »Microsoft Outlook« statt, der cobra Terminmanager wird nicht verwendet. Das Ansichtenelement »Termin-/Aufgabenliste« arbeitet mit »Microsoft Outlook« zusammen. Das Ansichtenelement »Terminmanager« arbeitet nicht mit »Microsoft Outlook« zusammen.

Sicherheitssystem und Zugriffsrechte für den Terminmanager

Diese Rechteverwaltung ist ohne Bedeutung, wenn Outlook als Datenquelle verwendet wird. In diesem Falle gelten die Outlook-Einstellungen.

Verwaltungsrechte

Der Systemverwalter vergibt direkt in cobra eigene Rechte für die Terminverwaltung. Voraussetzung ist, dass das Sicherheitssystem von cobra aktiviert wurde.

Erteilen Sie den Befehl »Datei: Systemweite Einstellungen: Systemeinstellungen: Benutzerverwaltung: Systemsicherheit«.
Wechseln Sie in der Systemsicherheit in die Registerkarte »Rollen«. Dort muss die Option »Funktionsberechtigung einschränken« aktiviert sein.
In der Registerkarte »Funktionen« können jetzt die Rechte für die Terminverwaltung vergeben werden.

Hier werden folgende Rechte für den Terminmanager vergeben:


Systemeinstellungen	Das Recht, im Terminmanager Systemeinstellungen vorzunehmen.
Gruppenverwaltung	Das Recht, Termine und Aufgaben in Gruppenkalendern anzulegen und zu bearbeiten. Arbeiten Sie zwar mit dem cobra Terminmanager, benutzen aber Outlook als Datenquelle, hat diese Einstellung keinerlei Effekte.
Kalenderverwalter	Das Recht, im Terminmanager Kalender freizugeben und neue Kalender anzulegen.