Quellenangaben, Ausgabe und Export - cobra CRM Dokumentation

Quellenangaben

Hinterlegen Sie zu Adressen deren Quelle, also etwa »Adresskauf«, »Messekontakt«, »Telefonakquise«, »Kundenanruf« etc. Die Angabe einer oder mehrerer Quellen ist aufgrund des gesetzlichen Auskunftsrechts natürlicher Personen notwendig.

Auf Tabellenebene kann die Quelle eines ganzen Datensatzes gespeichert werden. Weicht jedoch die Quelle einzelner Felder von der Datensatzquelle ab, ist dies ebenfalls zu hinterlegen, um bei Erteilung der Auskunft die korrekte Quelle je Feld angeben zu können. So lässt sich beispielsweise kennzeichnen, dass reine Adressdaten aus einem Adresskauf stammen, während andere personenbezogene Daten z. B. bei einem Gespräch mit dem Kunden gewonnen wurden.


Begriff für personenbezogene Daten	Sowohl für neue als auch für bestehende Datenbanken wird die »Betroffene Person« als Eintrag in der Auswahlliste angezeigt, sollte die hinterlegte Auswahlliste diesen Eintrag noch nicht verzeichnen.
Quellabfrage aktivieren	Schalten Sie diese Option ein, um die Frage nach der Quelle zu aktivieren. In diesem Fall wird beim Neuerfassen einer Adresse nach der Adressquelle gefragt. Diese Abfrage geschieht pro Datensatz. Wollen Sie eine solche Abfrage auch auf Feldebene durchführen, können Sie das im unteren Teil dieses Dialoges einrichten.
Standardwert für automatische Operationen	Importieren Sie Adressen oder nehmen Sie sonstige automatische Operationen an ihnen vor, können Sie hier einen Standardwert hinterlegen, der als Quelle der Adressen eingetragen wird. Diese Option sorgt also dafür, dass das Quellfeld nicht leer bleibt. Sie können diese Feldinhalte später auch suchen und gegebenenfalls ersetzen.
Felder mit Quellabfrage bei Änderung oder Anreicherung	Diese Funktion ist wichtig, um den gesetzlichen Vorgaben zu genügen. Wenn Sie hier Felder auswählen, werden deren Datenquellen nicht nur bei der Neuanlage von Daten, sondern auch bei der Veränderung und Anreicherung von Daten abgefragt. Ihnen werden alle Felder angeboten, die Sie als personenbezogen gekennzeichnet haben. Daraus wählen Sie eine Untergruppe an Feldern aus, bei denen Sie die Quellabfrage bei Änderung und Anreicherung aktivieren möchten. Wir empfehlen Ihnen, hier sämtliche personenbezogenen Felder auszuwählen. Ausnahmen können etwa Bemerkungsfelder sein.

Änderungen an personenbezogenen Daten werden pro Feld protokolliert. Die ursprüngliche Quelle wird im Datensatz hinterlegt. Spätere Änderungen hingegen werden im Protokoll verzeichnet. Dort ist nicht der Inhalt der Änderung, sondern nur die Tatsache einer Änderung verzeichnet.

In den Quellenangaben kann ein eigener Begriff für Daten hinterlegt werden, die von der betreffenden Person selbst stammen.

Ausgabe, Export und Weitergabe

Hier legen Sie fest, wie personenbezogene Daten ausgegeben und exportiert werden sollen. Davon sind etwa die Funktionen betroffen, die Sie im Register »Ausgabe« des Menübandes finden.

Personenbezogene Daten können in cobra CRM auf vielfältige Weise exportiert und weitergegeben werden. Aus Gesetzessicht ist es notwendig, dem Betroffenen, wenn dieser das entsprechende Recht ausübt, mitzuteilen, an wen personenbezogene Daten weitergegeben wurden.

Ausnahmen

Dies betrifft jedoch z.B. nicht die Weitergabe innerhalb des eigenen Unternehmens.

cobra CRM kann nur protokollieren, was sich innerhalb von cobra CRM bewegt, bzw. durch cobra CRM initiiert wurde. So kann protokolliert werden, dass personenbezogene Daten per Mail an eine Adresse XY geschickt wurden, falls die Adresse in cobra vorhanden ist.

Es ist aber z. B. nicht möglich, das Weitergabeziel zu protokollieren, wenn personenbezogene Daten an Outlook zum Versand übergeben wurden und dann in Outlook Zieladressen manuell eingegeben werden.

cobra kann nach einem Export nicht protokollieren, ob exportierte Daten weitergegeben werden, da die exportierten Daten sich nicht mehr in der Hoheit von cobra befinden.

Die hier angebotenen Funktionen dienen dazu, diese Weitergabe manuell zu dokumentieren. Der Benutzer wird daher gefragt, ob personenbezogene Daten weitergegeben werden und an wen und warum dies geschieht.

Ausgabe


Datenauswahl [...]	Aktivieren Sie diese Option, können Sie bei der Ausgabe personenbezogener Daten angeben, welche Daten ausgegeben werden sollen. Setzen Sie hier keinen Haken, werden automatisch sämtliche Daten ausgegeben.

Export und Weitergabe

Bei jeder Weitergabe (außer dem Export und Druck von Berichten oder in CRM PRO XL und CRM BI selbigem des Änderungsprotokolls) kann der Benutzer nach dem Grund des Exports gefragt werden – dieser Grund wird protokolliert. Außerdem kann der Benutzer danach gefragt werden, ob die exportierten Daten weitergegeben werden sollen und an wen. Die Weitergabe des Exports ist in einer speziellen Ansicht ersichtlich und kann als PDF- oder CSV-Datei ausgegeben werden.


Exportieren […]	Benutzer werden bei einer entsprechenden Operation nach dem Grund gefragt. Es gibt viele mögliche Gründe, etwa den Export von Adressen für einen Serienbrief oder zur Weitergabe an Dritte.
Grund eingabepflichtig	Aktivieren Sie diese Option, ist die Eingabe des Ausgabegrundes verpflichtend. Der Exportvorgang kann also nur abgeschlossen werden, wenn der Benutzer einen Grund eingetragen hat.
Weitergabe von Daten an Dritte abfragen	Es wird gefragt, ob die Daten weitergereicht werden sollen.
Weitergabeziel eingabepflichtig	Wenn die Daten weitergereicht werden sollen, kann die Eingabe des Ziels verpflichtend gemacht werden. Der Exportvorgang kann also nur abgeschlossen werden, wenn der Benutzer ein Ziel eingetragen hat.
Export des Änderungsprotokolls zulassen (CRM PRO XL, CRM BI)	Das Änderungsprotokoll kann exportiert und ausgegeben werden. Dieser Export wird nicht protokolliert.
Export und Druck von Berichten […]	Wenn Sie den Export von Berichten einschalten, tun Sie dies auf eigene Gefahr: Der Export personenbezogener Daten in Berichten wird nicht protokolliert.
Warnung anzeigen, wenn […]	Da die Möglichkeit nicht ausgeschlossen werden kann, dass ein Bericht auch personenbezogene Daten enthält, kann beim Export und Erstellen von Berichten eine Warnung eingeblendet werden.