Task Management einrichten

Mit dem Task Management planen Benutzer Aufgaben am Stück oder in Teilschritten, legen Zeitpläne und Verantwortliche fest und verknüpfen die Aufgaben mit Adressen und anderen Datensätzen. Das Task Management arbeitet datenbankabhängig: Es zeigt nur die Aufgaben der gerade geöffneten Datenbank.

Als Systemverwalter legen Sie pro Datenbank die Auswahllisten für Status und Priorität fest und bestimmen, wer Aufgaben verwalten darf.

Auswahllisten festlegen

• Erteilen Sie den Befehl »Datei: Datenbank: Task Management konfigurieren«.

Sie legen hier die Einträge für verschiedene Auswahllisten fest. Für den Status wählen Sie zusätzlich aus, für welche Aufgabenarten der Eintrag zur Verfügung stehen soll.

• Um einen neuen Eintrag anzulegen, klicken Sie die Schaltfläche »Neu« an. Damit wird ein Eintrag »Status neu« oder »Priorität neu« angelegt, den Sie dann nach Ihren Wünschen bearbeiten können.
• Um einen vorhandenen Eintrag zu verändern, markieren Sie ihn in der Liste und verändern dann seine Details.
• Einige Einträge benötigt das System. Sie können sie daher nicht löschen oder nur begrenzt verändern – dazu zählen beispielsweise in der Statusliste die Optionen »Erledigt« und »Abgebrochen« sowie die mitgelieferten Einträge der Prioritätenliste wie »Hoch« oder »Niedrig«.
• Die Reihenfolge der Einträge in der Liste legen Sie über die Pfeile neben der Auswahl fest.
• Verlassen Sie den Dialog durch Klick auf »OK« oder »Übernehmen«, um Ihre Änderungen zu speichern.

Das Recht »Aufgaben verwalten«

In der Datenbanksicherheit gibt es ein eigenes Recht für das Task Management.

• Erteilen Sie den Befehl »Datei: Datenbank: Datenbanksicherheit«.
• Erteilen oder entziehen Sie Benutzern und Gruppen in den Funktionen das Recht »Aufgaben verwalten«.

Aufgabenverwalter sehen und verwalten im Task Management sämtliche Aufgaben aller Benutzer unabhängig von deren Status. Nur sie verfügen über den Filter »Alle«.

Benutzer ohne dieses Recht können Aufgaben erstellen. Sie sehen und bearbeiten selbst erstellte Aufgaben sowie alle Aufgaben, denen sie als Benutzer oder Beobachter zugewiesen sind.

Wie Sie Datenbankrollen und ihre Funktionsberechtigungen allgemein verwalten, beschreibt das Kapitel Datenbankrechte und -rollen.

Mit dem Task Management arbeiten

Wie Benutzer Aufgaben und Teilaufgaben erfassen, verknüpfen und verwalten und welche Rechte sie innerhalb einer einzelnen Aufgabe haben, beschreibt die Benutzerhilfe unter Task Management.