Löschplan

Verfügbarkeit

In cobra One gibt es den automatisierten Löschplan ab cobra One Grow.

Die zeitgesteuerte Löschung personenbezogener Daten wird in einem Löschplan geführt. Der Plan verzeichnet künftige und bereits überfällige Löschungen. Änderungen am Löschplan werden protokolliert. Wie Benutzer Löschungen für einen Datensatz eintragen, beschreibt die Benutzerhilfe.


Löschplan aktivieren	Hiermit schalten Sie den Löschplan ein.
Automatische zeitgesteuerte Löschung (CRM PRO XL und CRM BI)	Wählen Sie diese Option, werden Daten mit Ablauf ihrer Gültigkeit automatisch gelöscht.
Info-E-Mail […] (CRM PRO XL und CRM BI)	Geben Sie hier an, wie viele Tage vor der Löschung eine E-Mail verschickt werden soll. In dieser E-Mail (z. B. an den Datenschutzbeauftragten) kann auf die Löschung hingewiesen werden.
SMTP-Konto	Der automatische E-Mail-Versand erfolgt über ein SMTP-Konto. Wählen Sie dieses Konto hier aus oder legen Sie es an. Dieses Konto muss im Bereich »System« liegen und nicht in einem Benutzer- oder Gruppenbereich.
Empfänger	Geben Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger der Mail an. Mehrere Adressen trennen Sie durch ein Semikolon.
Format für Info-E-Mail	Legen Sie hier den Inhalt der Mail fest, mit dem über die geplante Löschung informiert werden soll.
Format bei Konflikt mit Verarbeitungszweck	Es kann vorkommen, dass das in der Datentabelle »Verarbeitung und Weitergabe« im Feld »Gültig bis« eingetragene Datum später liegt als das im Löschplan vorgesehene Löschdatum. Damit liegt ein Konflikt vor, der per Mail gemeldet werden kann. Bestimmen Sie hier das Format der E-Mail mit der Konfliktmeldung.

Löschplan verwalten

In diesem Bereich verwalten Sie Löschaufträge. Personenbezogene Daten sind zu löschen, wenn kein Verwendungszweck oder Aufbewahrungspflicht, etc. vorliegt. Ist ihre Löschung überfällig, werden sie farbig markiert.

cobra prüft beim Programmstart oder beim Aufruf des Löschplans, ob Daten zur Löschung anstehen.

Ist dies der Fall und die automatische Löschung aktiviert, werden die Daten gelöscht, wenn es keinen gültigen Verwendungszweck mehr gibt. Werden Daten trotz Fälligkeit aufgrund ihres Verwendungszwecks nicht automatisch gelöscht, werden sie farbig markiert. Nach Ablauf des Verwendungszwecks wird die automatische Löschung nachgeholt.
Ist die automatische Löschung nicht aktiviert, werden die fälligen Löschungen farbig markiert.

Aktionen

Markieren Sie eine oder mehrere Löschaufträge im Löschplan, um weitere Aktionen durchführen zu können.

Löschaufträge beziehen sich immer auf ein einzelnes Feld eines Datensatzes. Dieses wird in der Spalte »Feld« angezeigt.


Löschaufträge bearbeiten	Mit dieser Funktion legen Sie ein anderes Löschdatum fest. Klicken Sie diese Schaltfläche an, um die markierten Löschaufträge zu bearbeiten. Tragen Sie das neue Löschdatum an, und geben Sie einen Grund für die Änderung des Löschtermins an.
Löschaufträge stornieren	Mit dieser Funktion heben Sie den Löschauftrag für ein Feld wieder auf. So können Sie einen Löschauftrag rückgängig machen, etwa wenn ein Kunde einen ablaufenden Vertrag auf unbegrenzte Zeit verlängert. Markieren Sie den oder die entsprechenden Löschaufträge, und klicken Sie diese Schaltfläche an. Geben Sie einen Grund für den Widerruf der Löschung an.
Daten sofort löschen	Mit Klick auf diese Schaltfläche werden die markierten Daten sofort gelöscht.
Protokoll zum Löschauftrag	Klicken Sie im Löschplan einen Auftrag an, sehen Sie im Protokoll, welche Änderungen an diesem Löschauftrag vorgenommen wurden. Das Protokoll wird separat gespeichert und mit dem Datensatz verknüpft. So bleibt es auch nach dem Durchführen der Löschpläne erhalten und kann an anderer Stelle eingesehen werden.