cobra CRM

Datenaustausch

Outlook-Abgleich

Outlook-Add-in einrichten

Die Add-ins für CRM PLUS und CRM PRO XL/CRM BI unterscheiden sich leicht.

Outlook-Add-in CRM PLUS
CRM PLUS
Outlook-Add-in CRM PRO XL/CRM BI
CRM PRO XL/CRM BI

Die beiden Funktionen »Vorgänge zuordnen« gibt es nur in CRM PRO XL und CRM BI.

Ordnerüberwachung

Diese Funktion gibt es exklusiv in CRM PRO XL und CRM BI.

E-Mails lassen sich nach verschiedenen Kriterien automatisch bearbeiten, also etwa in Outlook in Ordner oder in cobra in Kampagnen verschieben oder automatisch cobra-Adressen zuordnen. Diese Funktion dient außerdem dazu, E-Mails automatisch einem Vorgang zuzuweisen. Durch diese Vorbearbeitung wird der Überblick über einen umfangreichen Mailverkehr erheblich erleichtert.

Jeder Überwachungsvorgang, der hier definiert wird, beobachtet einen Outlook-Ordner. Sie können aber für einen Ordner auch mehrere Vorgänge definieren. Sie können ein- oder ausgehende Mails überwachen.

  • Erteilen Sie in Outlook im cobra Add-in den Befehl »Konfiguration«. Wechseln Sie dort in die Registerkarte »Ordner überwachen«. Klicken Sie »Neu« an.
Ordner-Überwachungs-Assistent
E-Mail-OrdnerWählen Sie den zu überwachenden E-Mail-Ordner, indem Sie auf das Symbol rechts klicken. Sie haben die Wahl unter sämtlichen in Ihrem Outlook angelegten Ordnern. Achten Sie darauf, tatsächlich einen E-Mail- (und keinen Kontakt-, Kalender- usw.) Ordner zu wählen. Handelt es sich um einen Ordner mit ausgehenden E-Mails, klicken Sie die entsprechende Option an. Bei eingehenden E-Mails können Sie die Felder Von, An und Cc auswerten, für ausgehende Mails nur An und Cc.
AktionFür ausgehende Mails können Sie in cobra nur Kontakte, aber keine neuen Vorgänge erstellen. Für eingehende Mails haben Sie die Wahl zwischen dem Erstellen eines Kontakts und dem Anlegen eines Vorgangs.

Den folgenden Schritt gibt es nur beim Erfassen von Kontakten.

  • Wählen Sie hier aus, welche Feldinhalte der Mail in der cobra-Datenbank gesucht werden sollen, um die Adresse zu identifizieren, der die Mail zugeordnet werden soll.
Ordner-Überwachungs-Assistent Felder konfigurieren

Im nächsten Schritt können Sie einen Filter definieren, etwa um bestimmte Mails bei der Überwachung zu ignorieren.

Ordner-Überwachungs-Assistent Filter konfigurieren

Im abschließenden Schritt wählen Sie, welche automatischen Aktionen stattfinden sollen, je nachdem, ob die Mail einer Adresse der cobra-Datenbank zugeordnet wer-den konnte oder nicht.

Ordner-Überwachungs-Assistent Folgeaktionen festlegen

Schließen Sie den Assistenten ab. Sie kehren in die Liste der Überwachungsaktionen zurück.

  • Damit die Überwachung wirksam wird, klicken Sie die Option »Aktiv« an. Sie können diese Option jederzeit wieder ausschalten, um die Überwachung vorüberge-hend wieder auszuschalten.

Outlook-Vorgänge einrichten

Diese Funktion gibt es exklusiv in CRM PRO XL und CRM BI.

Das Outlook-Add-in enthält auch so genannte »Vorgänge«.

Outlook-Vorgängefunktion

In einem Vorgang werden sämtliche Mails und manuell erfassten Einträge zusammengefasst, die sich auf dieselbe Angelegenheit beziehen. Vorgänge können automatisch eigene Ticketnummern erhalten und in einer Ansicht so angezeigt werden, dass der Austausch über einen bestimmten Vorgang auf einen Blick transparent wird.

Austauschprozess

Im Ansichteneditor können Sie sich entsprechende eigene Übersichten gestalten.

Rechte

Systemverwalter haben sämtliche Rechte und damit auch das Recht, das Outlook-Add-in einzurichten.

Außerdem gibt es in der Systemverwaltung ein eigenes Recht »Outlook-Verwalter«. Dieses Recht ermöglicht den Zugriff auf die Konfiguration des Outlook-Add-ins.

Systemsicherheit Rollen Outlookverwalter

Datenbank – Möglichkeit 1

Für die Arbeit mit Vorgängen müssen Datentabellen für Vorgänge sowie Vorgangsdetails in der Datenbank vorhanden sein.

  • Erteilen Sie den Befehl »Datei: Datenbankstruktur«.
  • Legen Sie unter den Datentabellen eine Tabelle für Vorgänge sowie eine Tabelle für Vorgangsdetails an. Die Vorgangs-Tabelle benötigt eine direkte Beziehung zur Adress-Tabelle. Die Tabelle mit den Vorgangsdetails benötigt eine direkte Beziehung zur Vorgangs-Tabelle.
Datenbank Tabelle Grafik
  • Vorgangsdetails lassen sich zusätzlich auch als Kontakte erfassen. Diese doppelte Datenpflege lässt sich mit Möglichkeit 2 verhindern.
Tabelle neuer Vorgang
  • Erfassen Sie die Felder für diese Tabellen. In Frage kommen dabei natürlich vor allem E-Mail- und Adressfelder, da Sie ja E-Mail-Verkehr dokumentieren wollen.
Vorgang Tabelle

Datenbank – Möglichkeit 2

  • Es gibt eine elegantere Möglichkeit, eine solche Verbindung herzustellen. Legen Sie unter den Datentabellen eine Tabelle für Vorgänge an. Diese Tabelle muss einen Bezug auf die Adresstabelle haben.
Datenbank Tabelle Grafik

Ergänzen Sie die Felder für die Vorgangsdetails in einer Kontakttabelle. Legen Sie in der Kontakttabelle zusätzlich ein Beziehungsfeld zur Vorgangstabelle an. Dies hat den Vorteil, dass keine doppelte Pflege von Kontakten und Vorgangsdetails nötig wird.

Kontaktarten

Legen Sie eventuell noch eigene Kontaktarten für Vorgänge an, etwa »Kundenanfrage«, »Support« oder ähnliches. Dies tun Sie über Auswahllisten.

  • Erteilen Sie den Befehl »Datei: Systemweite Einstellungen: Systemeinstellungen: Kontaktarten«.

Einstellungen für Vorgänge

Die Einstellungen für Vorgänge sind im Outlook-Add-in in der Konfiguration zusammengefasst.

  • Klicken Sie im Menüband von Outlook in der Registerkarte »cobra« die Schaltfläche »Konfiguration« an.
  • Wechseln Sie in die Registerkarte »Vorgänge«.
Registerkarte Vorgänge
  • Klicken Sie die Schaltfläche »Neu« an.

Durch die Definition des Vorgangs geleitet Sie ein Assistent.

Im ersten Schritt treffen Sie allgemeine Einstellungen für den Vorgang.

Name und Berechtigung festlegen
Bezeichnung im E-Mail-BetreffAntworten Sie auf die den Vorgang auslösende Mail, wird in den Betreff der Antwort dieser Text aufgenommen. Außerdem wird automatisch eine Vorgangsnummer vergeben und in den Betreff geschrieben. Anhand dieser Vorgangsnummer können Sie die zum Vorgang gehörigen Mails leicht identifizieren, sofern keiner der Mailpartner den Betreff ändert.
Kontakt-EinstellungenSie können zur Adresse, der der Vorgang zugeordnet wird, einen Kontakt erfassen, wann immer eine Mail ein- oder ausgeht. Bestimmen Sie hier den entsprechenden Typ für Mails.
Outlook-Kategorie zuordnenGeben Sie an, ob und wenn ja welche Outlook-Kategorie den E-Mails zugewiesen werden soll. Outlook-Kategorien helfen beim Einsortieren von Mails.
BerechtigungenIst diese Option nicht eingeschaltet, dürfen sämtliche Benutzer und Gruppen mit diesem Vorgang arbeiten. Aktivieren Sie diese Option, können Sie eine Auswahl öffnen, in der Sie angeben, welche Benutzer und Gruppen mit diesem Vorgang arbeiten dürfen.
Benutzer und Gruppenauswahl

Der nächste Schritt legt fest, in welchen Datentabellen Vorgänge und deren Details abgelegt werden sollen. Außerdem können Sie einen Filter definieren. Dieser Filter sorgt dafür, dass Ihnen für den Befehl »Bestehendem Vorgang zuordnen« nur be-stimmte Vorgänge (etwa solche, die noch offen sind) zur Auswahl angeboten werden.

Ziel-Tabellen festlegen

Ein Vorgang ist ein Datensatz, der bestimmte Felder jener E-Mail enthalten kann, die den Mailverkehr ausgelöst hat. Hier bestimmen Sie, welche Felder dies sind. Sie sehen hier links unter »Feld« die Felder, die Sie in der Datenbank angelegt haben.

Als Wert tragen Sie ein, mit welcher Information aus der Mail oder den Benutzerattributen das entsprechende Feld der cobra-Datenbank gefüllt werden soll. Sie können hier entweder Variablen auswählen oder einen fixen Wert eingeben, z.B. welchen Wert ein Ja/Nein-Feld haben soll. Wichtig ist, dass die Formate (Datum, Text, Zahl etc.) von Feld und Wert übereinstimmen.

Sie können die Zuordnung für eingehende und ausgehende Mails unterschiedlich festlegen.

Feldzuordnung Tabelle für Details
  • Wählen Sie oben ein Datenbank-Feld aus der Liste aus. Klicken Sie die Schaltfläche »Hinzufügen« an. Das Feld wird als eigene Zeile in der Liste angelegt.

Rechts in den Feldern finden Sie Symbole. Klicken Sie diese an, öffnet sich eine weitere Auswahlliste.

Briefsymbol
Sie wählen unter verschiedenen Informationen aus den E-Mails aus. Diese Informationen werden aus den E-Mails ausgelesen und in cobra im Vorgang angezeigt, sofern Sie das entsprechende Feld in die Ansicht eingebunden haben.
E-Mail-Attribute wählen
Benutzersymbol
Sie wählen hier Felder aus den Benutzerattributen aus. Die Benutzerattribute werden in cobra in der Benutzerverwaltung erfasst.
Benutzerattribut wählen

Mit der Option »Neue Vorgänge zum Bearbeiten öffnen« erreichen Sie, dass ein neuer Vorgang dieses Typs in cobra eingetragen und im Dialog für die Vorgangsbearbeitung angezeigt wird, wo er geändert werden kann.

Der nächste Schritt funktioniert analog und definiert die Felder für die Vorgangs-Details.

  • Zusätzlich erfassen Sie noch, ob und in welchem Dokumentenfeld die Mails abgelegt werden sollen.
Dokumentenfeld wählen

E-Mail-Vorlagen für Outlook freischalten

Sollen Vorlagen aus cobra für den E-Mail-Versand über Outlook verwendet werden, müssen Sie sie zuerst freischalten.

  • Erteilen Sie den Befehl »Ausgabe: E-Mail: Serien-E-Mail«, um den Serien-E-Mail-Assistenten zu öffnen.
  • Wechseln Sie dort ins Register »Formate«.
  • Öffnen Sie das relevante Format. Wechseln Sie in die Registerkarte »Extras«. Sie finden hier die Schaltfläche »In Outlook erlauben«.
  • Klicken Sie diese an.

Damit wird diese cobra-Vorlage für Outlook freigegeben. Wenn Sie im Outlook-Add-in von cobra in Zukunft den Befehl »Antworten und zuordnen mit Vorlage« erteilen, wird diese Vorlage für den E-Mail-Versand angeboten.

Vorlage für E-Mail-Versand
Zurück
Allgemein